Bezugnehmend auf vielseitigen Kundenwunsch haben wir digibase network um eine weitere Versandart erweitert. Ab sofort können Dokumente direkt im Anhang einer Mail versendet werden. Ein Vorgehen, gegen das wir uns aus guten Gründen lange gewehrt haben. Um die Hintergründe der neuen Versandart zu erklären, werfen wir zuerst nochmal einen Blick auf die aktuellen Möglichkeiten von digibase network.
Die Versandarten von digibase network
Mit digibase network versenden Sie Ihre Geschäftspost ganz bequem von Ihrem Schreibtisch aus, egal ob postalisch, digital oder jetzt sogar auch per E-Mail. Falzen, Kuvertieren und der Weg zur Post entfallen – damit lässt sich viel Zeit einsparen. Ein Klick, und Ihre Briefe gelangen auf dem gewünschten Weg zum Empfänger. So reduzieren Sie Ihre Portokosten, sparen Papier und leisten damit einen kleinen Beitrag zum Umweltschutz. Und das sind die verschiedenen Versandarten bei digibase network:
- Postversand: Bei der klassischen Postzustellung werden Ihre Briefe an ein Briefdruckzentrum geschickt und dort verarbeitet. Unsere Großkundenrabatte auf das Briefporto reichen wir dabei an Sie weiter.
- Smartversand: Die E-Mail-Adresse eines Kunden reicht bereits aus, um den digitalen Versandweg „smart“ zu nutzen. Der Empfänger bekommt eine E-Mail mit einem Link zu seinem Brief / seinen Dokumenten. Bei der Versandart „smart“ hat der Empfänger (noch) kein eigenes Postfach. Der Clou – unser Nachsendemechanismus: digibase network erkennt, wenn digitale Post nicht gelesen wird. In diesem Fall wird automatisch ein Papierbrief produziert und nachgesendet.
- Digitaler Versand: Bei der Versandart “digital” werden alle Dokumente direkt in das digibase home Postfach des Empfängers zugestellt. Sobald neue Post vorliegt, erhält der Empfänger eine E-Mail-Benachrichtigung. Im Postfach sind alle Dokumente archiviert und jederzeit abrufbar. Auch hier sorgt der Nachsendemechanismus dafür, dass kein Dokument ungelesen bleibt. Weitere Infos zur Version von digibase home erhalten Sie hier >
- Routing (für Großkunden): Viele Großkunden haben automatisierte Posteingänge für Rechnungen und Protokolle. Leider mussten die Dokumente hierfür oft mühevoll konfiguriert und zusammengestellt werden. Diesen Aufwand haben wir mit der Versandart „Routing“ automatisiert. Wir erkennen Dokumenttypen bzw. Liegenschaften und stellen die E-Mails genau nach den Bedürfnissen der Empfänger zusammen. Weiter Infos zu digibase Routing erhalten Sie hier >
Jetzt neu: die Versandart digibase network Mail
Mit unserer neuen Versandart digibase Mail können wichtige Dokumente ganz einfach im Anhang einer E-Mail versendet werden. Aber warum kommt diese “offensichtlichste” digitale Versandart eigentlich erst jetzt?
Bislang hatten wir uns immer vehement gegen den Versand von wichtigen Dokumenten wie zum Beispiel Rechnungen oder Mängelprotokolle per E-Mail ausgesprochen. Der wichtigste Grund dafür ist, dass wir nicht wissen konnten, ob wichtige Post gelesen wurde oder nicht – somit war unser Nachsende-Mechanismus per Papierbrief nicht möglich. Zudem liest der E-Mail-Provider des Empfängers E-Mails und Dokumente aus, um individuell Werbung anzuzeigen – somit hätten wir Daten unerlaubt an Dritte weitergegeben. Ein absolutes No Go für uns! Weitere Infos dazu erhalten Sie im Blog-Artikel Darum ist digibase sicherer als eine E-Mail >
digibase löst diese Probleme
Unerlaubte Datenweitergabe an Dritte?
Bei digibase Mail wird vorab eine Anfrage per E-Mail mit einer Einverständniserklärung zum E-Mail-Versand an den Postempfänger gesendet. Sobald dieser bestätigt, wird die Versandart für zukünftige Briefe auf digibase Mail umgestellt und er erhält die Dokumente direkt im Anhang der Mail. Somit sind Sie als Postsender datenschutzrechtlich auf der sicheren Seite.
Nachsendemechanismus für wichtige Dokumente
Mängelprotokolle, Feuerstättenbescheide und Mahnungen werden als wichtige Dokumente gekennzeichnet. Beim Versand dieser Dokumenttypen muss der Postempfänger bei Erhalt die Post per Klick als gelesen markieren. Ein nicht markierter Brief gilt für uns als „ungelesen“ und wird als auf klassischem Postweg nachgesendet.
Die neue Versandart kombiniert eine einfache Nutzung für den Empfänger (ohne sich bei einer weitere Plattform zu registrieren) mit den aktuellen gesetzlichen Regelungen. Durch unseren Nachsendemechanismus sind Postsender auch bei wichtigen Dokumenten ( z. B. Mängelprotokolle bei CO-Mängeln) auf der sicheren Seite.
Sie haben noch kein digibase network? Dann starten Sie jetzt mit dem kostenlosen Testmonat!
