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Allgemeine Geschäftsbedingungen

§1 VERTRAGSGEGENSTAND

1.1 Heilmann Software betreibt die Internet-Plattform „digibase“ (nachfolgend „digibase“ genannt). Auf digibase können Nutzer ihre Kunden- und Geschäftsbeziehungen digitalisieren, Leistungen anbieten, sowie Verträge über die Lieferung von Waren und/oder die Erbringung von Dienstleistungen abschließen.

1.2 digibase erledigt und optimiert den Versand und/oder Empfang von Geschäftspost.

a) Über digibase erhält der Briefempfänger für jeden digital an ihn gesendeten Brief eine Benachrichtigungs-E-Mail, die ihn über den Erhalt neuer Post informiert, vorausgesetzt der Briefsender kennt die E-Mail-Adresse des Briefempfängers oder digibase erkennt durch das digitale Briefkastenverzeichnis (siehe 1.3 und § 6), dass eine digitale Zustellung möglich ist. Der Nutzer gelangt dann durch einen Klick auf „Brief öffnen“ in einen geschützten Bereich auf digibase, in dem der Nutzer den Brief nach Eingabe seiner Postleitzahl (Registrierung Stufe I) lesen kann. Innerhalb des geschützten Bereichs kann der Briefempfänger dann einen persönlichen digibase Account einrichten und aktivieren (Registrierung Stufe II), welcher dem Nutzer zusätzliche Funktionalitäten zur Nutzung bietet.
b) digibase fügt jedem per klassischen Papier-Postbrief versendeten Brief ein Anschreiben bei, in dem der Briefempfänger einen persönlichen Startcode erhält. Mit diesem Startcode kann der Briefempfänger seinen persönlichen digibase Account aktivieren (Registrierung Stufe II) und den Brief in seinem Account lesen.
c) Die digitale Führung der Geschäftspost auf digibase setzt die Registrierung als Nutzer bei digibase voraus. Nach erfolgter Registrierung Stufe II kann der Briefempfänger seine Geschäftspost auf digibase ab diesem Zeitpunkt insgesamt digital führen, insbesondere Post empfangen und versenden.

1.3 Mit Registrierung des Nutzers auf digibase gemäß § 1.2 a) oder § 1.2 b) wird die E-Mail-Adresse des Briefempfängers in einem digitalen Briefkastenverzeichnis (vgl. § 6) auf digibase gespeichert und ist damit für den Empfang und Versand digitaler Post nutzbar.

1.4 Der Empfang digitaler Post, die Eingabe des persönlichen Startcodes, das Öffnen digitaler Post über die Postleitzahl, sowie alle weiteren Aktivitäten des Nutzers bzgl. seines Postempfangs und Versands erfolgen ausschließlich innerhalb eines geschützten Bereichs auf digibase auf Servern innerhalb der Europäischen Union.

§2 MITGLIEDSCHAFTEN

2.1 Die Basis-Funktionalitäten von digibase sind für den Nutzer nach erfolgter Registrierung unentgeltlich nutzbar.

2.2 digibase-Services mit erweiterten Funktionalitäten werden im Rahmen einer kostenpflichtigen Nutzung für registrierte Nutzer angeboten. Die Leistungen der einzelnen Services sowie die hierfür zu entrichtende Vergütung werden bei der Anmeldung zur kostenpflichtigen Nutzung der jeweiligen digibase-Services ausgewiesen und vereinbart.

§3 REGISTRIERUNG, VERTRAGSABSCHLUSS

3.1 Bei der Registrierung als Nutzer von digibase für den Empfang und Versand digitaler Post über digibase sind als Angaben erforderlich: Name, Adresse, sowie eine E-Mail-Adresse. Diese Daten müssen vom Briefempfänger nicht angegeben werden, soweit diese bereits vom Briefsender bereitgestellt wurden. Im Anschluss an die Registrierung Stufe II erhält der Nutzer automatisch eine Nachricht per E-Mail, dass sein Nutzerkonto eingerichtet wurde. Die E-Mail-Adresse des Nutzers dient gleichzeitig als Benutzername für das Nutzerkonto. Während des Registrierungsprozesses wird der Nutzer aufgefordert, ein von ihm gewähltes Passwort anzugeben. Der Nutzer kann das von ihm gewählte Passwort später nach dem Einloggen im Rahmen seiner Kontoeinstellungen ändern.

3.2 Der Vertrag kommt durch die Registrierung des Nutzers (Angebot) und die nachfolgende Freischaltung durch Heilmann Software (Annahme) zustande.

§4 PREISE, VERGÜTUNG, POSTDIENSTLEISTUNGEN

4.1 Die Vergütung für kostenpflichtige digibase-Services wird bei der jeweiligen Anmeldung für diese vereinbart. Die Vergütungspflicht beginnt mit der Freischaltung des jeweiligen kostenpflichtigen digibase-Services für den Nutzer durch Heilmann Software. Die Zahlungspflicht beginnt nach Freischaltung immer erst zum ersten Kalendertag des Folgemonats.

Alle monatlich wiederkehrenden Vergütungen sind jeweils monatlich im Voraus zu zahlen.

Heilmann Software kann die monatliche Grundvergütung für kostenpflichtige digibase-Services einmal jährlich mit einer Ankündigungsfrist von drei (3) Monaten erhöhen.

4.2 Die Preise für Postdienstleistungen (Drucken, Sortieren, Beförderung, etc.), Porto und/oder Postentgelte sind in Teilen abhängig von der Preisgestaltung Dritter, auf die Heilmann Software keinen Einfluss hat. Erhöht oder senkt ein Dritter bzw. Vorlieferant von Heilmann Software einen Listenpreis mit Wirkung für Heilmann Software, kann Heilmann Software die Änderung weiterreichen.

4.3 Alle Unterstützungsleistungen von Heilmann Software werden nach Aufwand vergütet, sofern nichts anderes vereinbart ist. Soweit nach Aufwand vergütet wird, richten sich Stundensätze, Reise- und Nebenkosten nach der jeweils gültigen Preisliste von Heilmann Software. Wegezeiten sind Arbeitszeiten. Heilmann Software kann monatlich abrechnen.

4.4 Zahlungen sind innerhalb von acht Tagen nach Rechnungsstellung ohne Abzug zu leisten.

4.5 Alle Preise verstehen sich zuzüglich der gesetzlichen Mehrwertsteuer.

4.6 Das Recht, digibase zu benutzen ruht, wenn der Nutzer in Zahlungsverzug ist.

4.7 Der Nutzer ist – unbeschadet seines Rechts, Zahlungen wegen unvollständiger oder fehlerhafter Leistung seitens Heilmann Software zu verweigern – nicht befugt, Zahlungen zurückzuhalten. Er kann nur mit Forderungen aufrechnen, die rechtskräftig festgestellt, entscheidungsreif oder die von Heilmann Software anerkannt worden sind.

§5 VERSAND UND EMPFANG VON GESCHÄFTSPOST

5.1Der digitale Versand und Empfang von Geschäftspost über digibase erfolgen über einen besonders geschützten und verschlüsselten Bereich.

5.2 Alle Inhalte im verschlüsselten Bereich von digibase werden in einem Archiv gespeichert, auf das der Nutzer während der Dauer seiner Mitgliedschaft bei digibase uneingeschränkt Zugriff hat.

5.3 Der sichere digitale Postempfang über digibase ist mit einer Funktionalität ausgestaltet, die es dem Absender ermöglicht festzustellen, ob der versendete Brief vom Empfänger (Nutzer) gelesen wurde. Der Absender gibt hierfür ein Nachsendeintervall vor. digibase versendet bei Geschäftspost, die nach Ablauf der im Nachsendeintervall eingestellten Anzahl von Tagen noch den Status „ungelesen“ aufweist, automatisiert einen physischen Brief mit demselben Inhalt und dem ursprünglichen Datum.

§6 DIGITALES BRIEFKASTENVERZEICHNIS

6.1Die E-Mail-Adresse des Briefempfängers wird nach der Registrierung Stufe I oder II in einem digitalen Briefkastenverzeichnis auf digibase gespeichert. Das digitale Briefkastenverzeichnis von digibase steht allen Absendern von Geschäftspost anonymisiert zur Verfügung. Anonymisiert bedeutet, dass jeder Absender ausschließlich Kenntnis davon erhält, dass es unter der vom Absender eingegebenen postalischen Empfangsadresse auch eine E-Mail-Adresse für den vom Absender eingegebenen Empfänger gibt. Die E-Mail-Adresse selbst sowie weitere personenbezogene Daten des Empfängers werden dabei von digibase geschützt und dem Absender nicht zur Verfügung gestellt. Bestätigt der Absender die digitale E-Mail-Adresse als Empfangsadresse für den von ihm eingebebenen Brief-Empfänger, wird der Brief digital per digibase E-Mail versendet.

6.2 Der Nutzer stimmt der Aufnahme seiner E-Mail-Adresse gemäß § 6.1 im digitalen Briefkastenverzeichnis ausdrücklich zu. Der Nutzer bestätigt, dass Heilmann Software ihn hierauf sowie auf die Auswirkungen der Aufnahme im digitalen Briefkastenverzeichnis vor der Öffnung des ersten Briefes durch den Nutzer ausdrücklich hingewiesen hat.

6.3 Bei jedem erstmaligen Empfang von Geschäftspost von einem neuen Absender hat der Nutzer die Möglichkeit, diesen Absender zu blocken bzw. zu sperren.

§7 BETRIEB DER IT-TECHNISCHEN BASIS

7.1 Heilmann Software wird während der vereinbarten Bereitschaftszeiten eine hohe Verfügbarkeit der eigenen IT-Einrichtungen und des Zugangs zum Internet einplanen und aufrechterhalten. Heilmann Software übernimmt aber keine Haftung für die Verfügbarkeit des Telekommunikationsnetzes.

7.2 Heilmann Software wird alle geeigneten Sicherungsmaßnahmen treffen, um Unterbrechungen auf ein Minimum zu reduzieren, soweit dies nach den Bedingungen der jeweiligen Störungsursache möglich ist.

7.3 Bereitstellungszeiten können eingeschränkt werden, soweit betriebsnotwendige Arbeiten, insbesondere zur vorbeugenden Wartung, dies erfordern. Heilmann Software wird geplante Arbeiten mit angemessener Frist vorher ankündigen.

§8 GEHEIMHALTUNG, DATENSCHUTZ

8.1 Heilmann Software ist zeitlich unbegrenzt verpflichtet, über alle als vertraulich bezeichneten Informationen oder Geschäfts- und Betriebsgeheimnisse, die Heilmann Software im Zusammenhang mit der Auftragsausführung bekannt werden, Stillschweigen zu wahren. Heilmann Software wird die Daten des Nutzers nur zur Durchführung des Vertrags verwenden, speichern und verarbeiten und für keine anderen Zwecke.

8.2 Heilmann Software verpflichtet sich, die Verarbeitung von Daten, insbesondere von personenbezogenen Daten, nur im Rahmen der Weisungen des Nutzers durchzuführen. Heilmann Software beachtet bei Durchführung des Auftrags die einschlägigen Vorschriften des BDSG und überwacht ihre Einhaltung, insbesondere die nach BDSG zu treffenden technischen und organisatorischen Sicherheitsmaßnahmen. Technische und organisatorische Einzelheiten werden auf Wunsch des Nutzers gemäß § 11 II.2 BDSG im Auftrag vereinbart.

8.3 Heilmann Software unterrichtet den Nutzer bei Störungen des Verarbeitungsablaufes, soweit sie das BDSG betreffen. Heilmann Software räumt den Beauftragten des Nutzers ein Inspektionsrecht in Bezug auf die getroffenen Sicherheitsvorkehrungen ein.

8.4 Heilmann Software übernimmt es, alle von Heilmann Software zur Durchführung des Auftrags eingesetzten Personen schriftlich auf die Einhaltung dieser Vorschriften zu verpflichten. Diese sind nach § 5 Bundesdatenschutzgesetz auf das Datengeheimnis verpflichtet.

8.5 Soweit Heilmann Software Unterauftragnehmer einsetzt, wird Heilmann Software die eigenen Pflichten diesen so auferlegen, dass der Nutzer deren Erfüllung auch selber vom Unterauftragnehmer verlangen kann.

8.6 Der Nutzer kann den Vertrag ganz oder teilweise außerordentlich kündigen, wenn Heilmann Software den Pflichten nach diesem § 8 schuldhaft innerhalb einer gesetzten angemessenen Frist nicht nachkommt oder Datenschutzvorschriften oder Sicherheitsvereinbarungen vorsätzlich oder grob fahrlässig verletzt.

§9 RECHTE DES NUTZERS

9.1 Der Nutzer kann von Heilmann Software jederzeit Auskunft über die Speicherung und Verarbeitung seiner personenbezogenen Daten verlangen.

9.2 Der Nutzer kann den Empfang von Geschäftspost über digibase und/oder die Speicherung der Daten des Nutzers im digitalen Briefkastenverzeichnis jederzeit mit Wirkung für die Zukunft in seinen persönlichen Nutzereinstellungen deaktivieren bzw. rückgängig machen.

9.3 Der Nutzer kann von Heilmann Software nach Ablauf seiner Mitgliedschaft Herausgabe aller in seinem persönlichen Archiv (s. § 5.2) gespeicherten Inhalte verlangen.

§10 PFLICHTEN DES NUTZERS

10.1 Der Nutzer verpflichtet sich bei der Nutzung von digibase zur Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften, insbesondere derjenigen zum Datenschutz. Werden durch die Nutzung von digibase durch den Nutzer Rechte Dritter verletzt, wird der Nutzer die vertragswidrige und/oder gesetzwidrige Nutzung nach schriftlicher Aufforderung durch Heilmann Software (E-Mail genügt) sofort einstellen.

10.2 Der Nutzer wird die auf digibase enthaltenen Inhalte nicht verbreiten oder öffentlich wiedergeben. Der Nutzer ist für die von ihm auf digibase bereit gestellten oder via digibase übermittelten Inhalte einschließlich der Rechtzeitigkeit übermittelter Briefe sowie sonstiger Post selbst verantwortlich.

10.3 Werden durch vom Nutzer bereitgestellte Inhalte Rechte Dritter verletzt, wird der Nutzer Heilmann Software nach Wahl von Heilmann Software auf eigene Kosten des Nutzers das Recht zur Nutzung der Inhalte verschaffen oder die Inhalte schutzrechtsfrei gestalten. Der Nutzer stellt Heilmann Software von allen Ansprüchen einschließlich Schadensersatzansprüchen frei, die andere Nutzer oder Dritte gegen Heilmann Software wegen einer Verletzung ihrer Rechte durch die vom Nutzer auf digibase eingestellten Inhalte geltend machen. Das gilt nicht, soweit der Nutzer die Rechtsverletzung nicht zu vertreten hat.

10.4 Der Nutzer stellt Heilmann Software ferner von sämtlichen Ansprüchen einschließlich Schadensersatzansprüchen frei, die andere Nutzer oder sonstige Dritte gegen Heilmann Software wegen der Verletzung ihrer Rechte durch die Nutzung von digibase durch den Nutzer geltend machen und übernimmt alle Heilmann Software aufgrund der Verletzung von Rechten Dritter entstehenden angemessenen Kosten, einschließlich der für die Rechtsverteidigung entstehenden Kosten. Das gilt nicht, soweit der Nutzer die Rechtsverletzung nicht zu vertreten hat.

10.5 Alle weitergehenden Rechte sowie Schadensersatzansprüche von Heilmann Software bei Verletzung der vertraglichen Regelungen bzw. gesetzlichen Vorschriften durch den Nutzer im Zusammenhang mit der Nutzung von digibase bleiben unberührt.

§11 HAFTUNG VON HEILMANN SOFTWARE

11.1 Im Hinblick darauf, dass Heilmann Software die Basismitgliedschaft unentgeltlich zur Verfügung stellt, wird die Haftung von Heilmann Software für die in der Basismitgliedschaft enthaltenen Leistungen auf Vorsatz und grobe Fahrlässigkeit beschränkt.

11.2 Für die in der kostenpflichtigen Mitgliedschaft enthaltenen Leistungen von Heilmann Software gilt: Schadensersatzansprüche – gleich aus welchem Rechtsgrund – gegen Heilmann Software (einschl. deren Erfüllungsgehilfen), die leichte Fahrlässigkeit voraussetzen, bestehen nur, wenn eine wesentliche Vertragspflicht verletzt worden ist, deren Verletzung den Vertragszweck gefährden würden (Kardinalpflicht). Schadensersatzansprüche sind in diesem Fall auf den typischen und vorhersehbaren Schaden beschränkt.

Für Verlust, Teilverlust oder Beschädigung von Sendungen gilt: Soweit nichts anderes vereinbart wird, ist die Haftung von Heilmann Software im Fall von Verlust oder Beschädigung auf die Höhe des nachgewiesenen Werts des versendeten Inhalts beschränkt, jedoch maximal auf € 100 bei Versendung von Bargeld bzw. anderen Zahlungsmitteln je Sendung, sowie auf maximal € 500 je Sendung bei Versendung von Sachwerten, für alle Sendungen an denselben Empfänger jedoch insgesamt maximal auf fünf Briefsendungen pro Tag bzw. eine (1) eingelieferte Sachwertsendung. Eingelieferte Sendungen dürfen auf dem Umschlag nicht als „Wertsendung“ oder mit einer ähnlichen Kennzeichnung versehen sein. Der Ersatz von Folgeschäden und/oder entgangenem Gewinn ist ausgeschlossen. Der Nutzer kann eine weitergehende Haftung von Heilmann Software gegen Zahlung eines Risikozuschlags verlangen. Einzelheiten müssen bei Einlieferung der Sendungen schriftlich gesondert vereinbart werden.

11.3 Die Einschränkungen gelten nicht, soweit die Schäden durch die Betriebshaftpflichtversicherung von Heilmann Software gedeckt sind und der Versicherer zahlt.

11.4 Ansprüche wegen Körperschäden sowie soweit gesetzlich zwingend gehaftet wird bleiben unberührt.

§12 VERTRAGSDAUER, KÜNDIGUNG

12.1 Der Nutzer kann die unentgeltliche Mitgliedschaft jederzeit ohne Angabe von Gründen kündigen. Der Nutzer kann hierfür die auf digibase bereitgestellte Funktionalität verwenden.

12.2 Der Nutzer kann kostenpflichtige digibase Services mit einer Frist von einem (1) Monat zum Monatsende kündigen. Der Nutzer kann hierfür die auf digibase bereitgestellte Funktionalität verwenden. Die unentgeltliche Mitgliedschaft bleibt dem Nutzer erhalten, wenn er diese nicht auch kündigt.

12.3 Heilmann Software kann den Vertrag nach Maßgabe der gesetzlichen Bestimmungen kündigen, bei Vorliegen eines wichtigen Grundes jederzeit auch ohne Einhaltung einer Kündigungsfrist. Ein wichtiger Grund liegt vor, wenn die Fortsetzung des Vertragsverhältnisses bis zum Ablauf der gesetzlichen Kündigungsfrist für Heilmann Software unter Berücksichtigung aller Umstände des Einzelfalls und unter Abwägung der Interessen von Heilmann Software und des Nutzers nicht zumutbar ist.

Wichtige Gründe sind insbesondere die folgenden Ereignisse:

  • Nichteinhaltung gesetzlicher Vorschriften durch den Nutzer;
  • Wiederholter Verstoß des Nutzers gegen vertraglichen Pflichten; bei einem erheblichen Verstoß gegen eine wesentliche Vertragspflicht ist die Kündigung auch beim ersten Verstoß zulässig.
  • der Nutzer schädigt einen oder mehrere andere Nutzer.

12.4 Bei Vorliegen eines wichtigen Grundes nach § 12.3 kann Heilmann Software Inhalte, die der Nutzer eingestellt hat, löschen und dem Nutzer den Zugang zu digibase sperren. Eine Rückzahlung bereits bezahlter Entgelte ist in diesem Fall ausgeschlossen.

§13 SCHLUSSBESTIMMUNGEN

13.1 Heilmann Software behält sich vor, diese Vertragsbedingungen jederzeit ohne Nennung von Gründen zu ändern, es sei denn, das ist für den Nutzer nicht zumutbar. Heilmann Software wird den Nutzer über Änderungen der Vertragsbedingungen rechtzeitig benachrichtigen. Widerspricht der Nutzer der Geltung der neuen Vertragsbedingungen nicht innerhalb von zwei (2) Wochen nach der Benachrichtigung, gelten die geänderten Vertragsbedingungen als vom Nutzer angenommen. Heilmann Software wird den Nutzer in der Benachrichtigung hierauf hinweisen,

13.2 Der Vertrag und seine Änderungen bedürfen der Schriftform.

13.3 Es gilt deutsches Recht unter Ausschluss des Internationalen Privatrechts und des ins deutsche Recht übernommenen UN-Kaufrechts. Gerichtsstand im Verhältnis zu Kaufleuten ist der Sitz von Heilmann Software.

Version: 2016-05