Vertragsbedingungen für die Überlassung und/oder Nutzung von Anwendungsprogrammen

§ 1 Vertragsgegenstand

1.1 Heilmann Software stellt dem Kunden die im Vertrag genannte Anwendungssoftware (nachfolgend die „Programme“ genannt) auf einem betriebsbereiten IT-System von Heilmann Software zur Nutzung über das Internet zur Verfügung oder überlässt dem Kunden die Software als ausführbare Form (Objektprogramme) zur Nutzung beim Kunden. Die Art der Nutzung (online nutzbares Programm oder ausführbares Objektprogramm) ist im Vertrag geregelt.

1.2 Die funktionalen Eigenschaften der Programme ergeben sich aus dem Vertrag, ergänzend aus der Produktbeschreibung. 

Vorschriften des deutschen Rechts oder für die Programme ähnlich zwingende Vorgaben werden eingehalten.

Programme, die im Vertrag als Fremdprodukte bezeichnet werden, müssen nur die Eigenschaften haben, die für den Einsatz der Programme erforderlich sind. Im Übrigen haftet Heilmann Software weder dafür, dass diese den Produktbeschreibungen der jeweiligen Hersteller entsprechen, noch dafür, dass sie im Übrigen keine Mängel haben.

1.3 Bei Online-Nutzung reichen die Verarbeitungskapazität der IT-Anlage bei Heilmann Software bzw. der von Heilmann Software eingesetzten Dritten (v.a. Cloud-Anbieter) und der Zugang zum Internet für den üblichen Einsatz der Programme unter Zugrundelegung des im Vertrag angegebenen Mengengerüsts an Daten des Kunden aus.

§ 2 Einsatzrecht des Kunden

2.1 Heilmann Software räumt dem Kunden das Recht ein, die erworbenen Programme in dem im Vertrag festgelegten Umfang zu nutzen.

2.2 Der Kunde darf überlassene Programme nur auf solchen Konfigurationen einsetzen, für die Heilmann Software diese freigegeben hat.

2.3 Der Kunde darf die Programme und die dazugehörigen Unterlagen nicht ändern oder erweitern.

§ 3 Einführung der Programme, Zusammenarbeit

3.1 Es ist Sache des Kunden, die Programme in Betrieb zu nehmen. Heilmann Software ist bereit, den Kunden dabei gegen Vergütung nach Aufwand zu unterstützen, insb. Installation, Einsatzvorbereitung und Demonstration der Betriebsbereitschaft, Einweisung, Schulung oder Beratung. Alle Unterstützungsleistungen (insb. Einsatzvorbereitung, Installation und Demonstration der Betriebsbereitschaft, Umstellung der Alt-Daten, Einweisung, Schulung oder Beratung) werden nach Aufwand vergütet, soweit nichts anderes vereinbart ist.

3.2 Der Kunde verpflichtet sich, die Vertragsgemäßheit der Programme vor deren produktivem Einsatz zu überprüfen. Der Kunde wird insb. auch die zum Monatsende, zum Jahresende oder sonst nur gelegentlich einzusetzenden Teile überprüfen.

3.3 Heilmann Software ist berechtigt, zur Erfüllung der Arbeiten Dritte, insbesondere Cloud-Anbieter, heranzuziehen. Heilmann Software wird die Zustimmung des Kunden einholen, wenn personenbezogene Daten durch den Dritten verarbeitet werden sollen.

§ 4 Betrieb der IT-technischen Basis bei Online-Nutzung

4.1 Heilmann Software wird bei Online-Nutzung eine hohe Verfügbarkeit der Verfahren anstreben, insb. für die Zeiten des betreuten Betriebs. Heilmann Software wird eine hohe Verfügbarkeit der Zugänge zum Telekommunikationsnetz einplanen und aufrechterhalten. Heilmann Software übernimmt aber keine Haftung für die Verfügbarkeit des Internets und/oder des Telekommunikationsnetzes.

Bereitstellungszeiten können eingeschränkt werden, soweit betriebsnotwendige Arbeiten, insb. zur vorbeugenden Wartung, dies erfordern.

4.2 Die von den Benutzern eingegebenen Daten werden auf formale Richtigkeit und beschränkt auf Plausibilität geprüft. Der Kunde ist für die sachliche Richtigkeit der Eingabe und für die Überprüfung der Ergebnisse verantwortlich.

4.3 Heilmann Software sorgt für die Datensicherung, soweit diese auf der zentralen IT-Anlage gespeichert werden.

§ 5 Anwendersupport, Betreuung bei Online-Nutzung

5.1 Zum Anwendersupport (Betreuung) im Rahmen der Online-Nutzung gehören alle Aufgaben, die nicht benutzerorientiert sind, insb.:

  •         Installation aller Änderungen, die von Heilmann Software ausgehen;
  •         Suche nach Mängeln;
  •         Zentrales Operating.

5.2 Heilmann Software steht zur telefonischen Klärung von Fragen von Benutzern, die die Handhabung der Programme betreffen, und zur Aufklärung von Bedienungsfehlern während der normalen Geschäftszeiten von Heilmann Software zur Verfügung. Diese Leistung ist durch die Grundvergütung abgegolten.

§ 6 Weiterentwicklung der Programme, Pflege

6.1 Programmfehler werden definiert als Abweichungen von den Eigenschaften, die die Programme nach den Vorgaben von Heilmann Software für die jeweils aktuelle Version haben sollen oder für ihre gewöhnliche Verwendung haben müssen.

6.2 Heilmann Software wird die Programme weiterentwickeln, um sie auf modernem Stand zu halten. Heilmann Software verpflichtet sich, die Programme unverzüglich an Änderungen von Gesetzen oder anderer Vorschriften anzupassen, die den Inhalt der Programme beeinflussen. Durch die Grundvergütung nicht abgedeckt sind Änderungen, die sich nur durch Neuprogrammierung der Programme realisieren lassen. In diesem Fall wird Heilmann Software eine schriftliche Begründung für die Erfordernisse der Neuprogrammierung, eine Programm-Vorgabe und einen Kostenvoranschlag unter Berücksichtigung aller Kunden, die die Neuprogrammierung beauftragen, erstellen. Danach kann der Kunde den Auftrag zur Neuerstellung erteilen.

6.3 Heilmann Software ist berechtigt, Weiterentwicklungen der Programme einzuführen, wenn und sobald es für Kunde zumutbar ist. Heilmann Software wird die Anwendungsdokumentation in diesem Fall anpassen und das Personal des Kunden soweit erforderlich in zentralen Veranstaltungen rechtzeitig in die Weiterentwicklungen einweisen. Weiterentwicklungen, die der Beseitigung von Mängeln oder der Anpassung an geänderte Gesetze oder andere Vorschriften dienen, dürfen sofort vorgenommen werden. Bei anderen Maßnahmen steht dem Kunden für die Überprüfung der Zumutbarkeit eine angemessene Zeit zur Verfügung.

6.4 Bei Überlassung von Objektprogrammen bezieht sich die Pflicht zur Fehlerbeseitigung und zur telefonischen Unterstützung sich auf die jeweils neueste freigegebene Version der Standardprogramme, die Heilmann Software im Rahmen der Weiterentwicklung freigegeben hat. Sie besteht für die vorhergehende Version noch jeweils sechs (6) Monate nach Freigabe der neuesten Version fort. Sie besteht darüber hinaus fort, solange die Übernahme der jeweils neuesten freigegebenen Version für den Kunden unzumutbar ist, allerdings nur, soweit Heilmann Software zu diesen Leistungen in der Lage ist. Heilmann Software hat in diesem Fall Anspruch auf Vergütung des Heilmann Software entstehenden Mehraufwands und der Mehrkosten, einschließlich derer, die für die Vorhaltung der für die Pflege der alten Version benötigten Pflegeumgebung anfallen.

6.5 Dienstleistungen für den Einsatz neuer Standardversionen der Programme werden gesondert vergütet.

6.6 Heilmann Software wird die IT-Anlage bei Online-Nutzung auf dem aktuellen Stand halten bzw. bei Einsatz eines Cloud-Anbieters dies sicherstellen, so dass die jeweils neuesten Versionen der Anwendungssoftware mit dem vereinbarten Leistungsverhalten (§ 1.3) eingesetzt werden können.

§ 7 Vergütung

7.1 Die Vergütung für die Online-Nutzung der Programme (§ 4 bis § 6) wird als monatliche Pauschale (Grundvergütung) einschließlich der Betreuung nach § 5.1  im Vertrag vereinbart.

Soweit nach Aufwand vergütet wird, richten sich Stundensätze, Reisekosten und Nebenkosten nach der jeweils gültigen Preisliste von Heilmann Software. Wegezeiten sind Arbeitszeiten. Heilmann Software kann Leistungen gegen Vergütung nach Aufwand monatlich abrechnen.

7.2 Bei Überlassung von Objektprogrammen wird die Vergütung für die Weiterentwicklung und den Support (§ 4 bis § 6) im Vertrag vereinbart. Heilmann Software erbringt in diesem Fall als Pflegeleistungen die Übersendung weiterentwickelter Versionen der Standardprogramme, die Beseitigung von Programmfehlern und die telefonische Unterstützung während der üblichen Geschäftszeiten von Heilmann Software gegen pauschale Vergütung, ab Installation der Programme.

7.3 Die Erstellung von kundenspezifischen Modifikationen/Erweiterungen der Programme und deren Pflege ist immer gesondert zu vereinbaren und zu vergüten.

Gesondert vergütet wird die Wiederherstellung von noch rekonstruierbaren Daten und deren Aufbereitung in Folge von Bedienungsfehlern des Kunden, Maschinenfehlern oder sonstiger Fremdeinwirkung.

7.4 Alle Preise verstehen sich zuzüglich der gesetzlichen Mehrwertsteuer.

7.5 Die Zahlungspflicht beginnt bei Online-Nutzung mit der Bereitstellung der Programme über das Internet, bei Überlassung von Objektprogrammen mit deren Überlassung. Beginnt oder endet die Zahlungspflicht im Laufe eines Kalendermonats, beträgt die Vergütung je Kalendertag 1/30 der monatlichen Vergütung. Sie ist monatlich im Vorhinein zu zahlen.

7.6 Die Pflegevereinbarung läuft bei Überlassung von Objektprogrammen auf unbestimmte Zeit. Sie kann von jedem Vertragspartner, aber nur insgesamt, mit einer Frist von drei (3) Monaten zum Ende eines Pflegejahres gekündigt werden, jedoch nicht vor Ablauf der im Vertrag vereinbarten Mindestlaufzeit.

7.7 Zahlungen sind innerhalb von acht Tagen nach Rechnungsstellung ohne Abzug zu leisten. Der Kunde kann Rechnungen über Vergütung nach Aufwand nur innerhalb von einem Monat nach Zugang bestreiten. Heilmann Software wird den Kunden bei Rechnungsstellung darauf hinweisen.

7.8 Heilmann Software kann die monatliche Grundvergütung einmal jährlich mit einer Ankündigungsfrist von drei (3) Monaten hinsichtlich des im Vertrag angegebenen Anteils für Dienstleistungen, Betreuung und Weiterentwicklung der Programme insoweit erhöhen, wie Heilmann Software die diesen Leistungen zugrundeliegenden Positionen in der Preisliste von Heilmann Software erhöht.

7.9 Der Kunde ist – unbeschadet des Rechts, Zahlungen wegen unvollständiger oder mangelhafter Leistung seitens Heilmann Software zu verweigern – nicht befugt, Zahlungen zurückzuhalten. Der Kunde kann nur mit Forderungen aufrechnen, die rechtskräftig festgestellt oder die von Heilmann Software anerkannt worden sind.

§ 8 Änderungen der Aufgabenstellung, Störungen bei der Leistungserbringung

8.1 Will der Kunde seine Aufgabenstellung ändern (wozu auch Erweiterungen gehören), ist Heilmann Software verpflichtet, dem zuzustimmen, soweit es für Heilmann Software zumutbar ist. Soweit sich die Realisierung eines Änderungswunsches auf den Vertrag auswirkt, kann Heilmann Software eine angemessene Anpassung des Vertrages, insb. die Erhöhung der Vergütung, verlangen.

8.2 Vereinbarungen über Änderungen und deren Auswirkungen auf den Vertrag bedürfen der Schriftform.

8.3 Heilmann Software wird das Verlangen nach Anpassung des Vertrags unverzüglich geltend machen. Der Kunde wird unverzüglich widersprechen, wenn der Kunde mit verlangten Anpassungen nicht einverstanden ist.

8.4 Soweit irgendeine Ursache, die Heilmann Software nicht zu vertreten hat, insb. Streik oder Aussperrung, die Termineinhaltung beeinträchtigt, kann Heilmann Software eine angemessene Verschiebung der Termine verlangen. Erhöht sich der Aufwand aufgrund einer Ursache im Verantwortungsbereich des Kunden, kann Heilmann Software auch die Vergütung des eigenen Mehraufwands verlangen. § 8.3 gilt entsprechend.

§ 9 Vertraulichkeit, Geheimhaltung, Datenschutz

9.1 Heilmann Software ist zeitlich unbegrenzt verpflichtet, über alle ihrer Natur nach vertraulichen oder schriftlich als vertraulich bezeichneten Informationen oder Geschäfts- und Betriebsgeheimnisse, die Heilmann Software im Zusammenhang mit der Auftragsausführung bekannt werden, Stillschweigen zu wahren. Die Weitergabe an nicht mit der Durchführung des Auftrags beschäftigte Dritte darf nur mit schriftlicher Einwilligung des Kunden erfolgen.

9.2 Heilmann Software wird die vom Kunden zur Verfügung gestellten Arbeitsunterlagen und Daten mit derselben Sorgfalt schützen, wie Heilmann Software normalerweise die eigenen vertraulichen Informationen behandelt, in keinem Fall aber weniger als in angemessener Weise.

9.3 Heilmann Software verpflichtet sich, die Verarbeitung von Daten, insbesondere von personenbezogenen Daten, nur im Rahmen der Weisungen des Kunden durchzuführen. Heilmann Software beachtet bei Durchführung des Auftrags die einschlägigen datenschutzrechtlichen Vorschriften und überwacht und protokolliert ihre Einhaltung, insb. die gesetzlich zu treffenden technischen und organisatorischen Maßnahmen. Technische und organisatorische Einzelheiten werden auf Wunsch des Kunden gesondert vereinbart.

Heilmann Software unterrichtet den Kunden bei Störungen des Verarbeitungsablaufes, soweit sie die Rechte des Kunden aus der DSGVO betreffen. Heilmann Software räumt den Beauftragten des Kunden ein Inspektionsrecht in Bezug auf die getroffenen Sicherheitsvorkehrungen ein. Inspektionen sind mit einer Frist von mindestens 72 Stunden vorher anzukündigen.

Heilmann Software schafft in geeigneter Weise die technischen und organisatorischen Voraussetzungen, sodass der Kunde jederzeit die gesetzlichen Verpflichtungen hinsichtlich der Rechte von Betroffenen auf Auskunft, Richtigstellung und Löschung einhalten kann.

9.4 Heilmann Software übernimmt es, alle von Heilmann Software zur Durchführung des Vertrags eingesetzten Personen schriftlich auf die Einhaltung dieser Vorschriften zu verpflichten, sowie auf das gesetzliche Datengeheimnis.

9.5 Soweit Heilmann Software Unterauftragnehmer einsetzt, wird Heilmann Software die eigenen Pflichten diesen ebenfalls auferlegen. Heilmann Software wird Unterauftragnehmer nur mit vorheriger schriftlicher Zustimmung des Kunden beauftragen.

§ 10   Programmschutz

10.1   Der Kunde erkennt an, dass die Programme samt Benutzerdokumentation und weiterer Unterlagen, auch in zukünftigen Versionen, urheberrechtlich geschützt sind und Betriebsgeheimnisse von Heilmann Software bzw. des jeweiligen Herstellers darstellen. Der Kunde trifft zeitlich unbegrenzt Vorsorge, dass die Programme vor missbräuchlicher Nutzung geschützt werden.

10.2   Der Kunde darf Vervielfältigungsstücke (Kopien) nur zu Sicherungszwecken oder als Ersatz erstellen.

10.3   Dem Kunden ist es untersagt, von den Programmen abgeleitete Programme zu erstellen.

10.4   Der Kunde darf die Benutzerdokumentation nur für interne Zwecke verwenden und diese nur im Rahmen des eigenen zulässigen Gebrauchs vervielfältigen. Der Kunde darf die Benutzerdokumentation nicht übersetzen, ändern, erweitern, oder davon abgeleitete Werke erstellen.

§ 11   Vereinbarungen zur Mängelbeseitigung

11.1   Heilmann Software gewährleistet, dass die Programme bei vertragsgemäßer Nutzung mit der Benutzerdokumentation übereinstimmen und sich gemäß den darin beschriebenen Funktionen verhalten.

11.2   Treten bei vertragsmäßiger Benutzung der Programme Mängel auf, wird der Kunde diese in nachvollziehbarer Form unter Angabe der für die Mängelerkennung zweckdienlichen Informationen melden, und zwar auf Verlangen von Heilmann Software schriftlich. Ein unerheblicher Mangel bleibt außer Betracht.

Voraussetzung für Ansprüche gegen Heilmann Software ist, dass der Mangel reproduzierbar ist oder direkt oder durch maschinell erzeugte Ausgaben aufgezeigt werden kann.

11.3   Der Kunde wird Heilmann Software im Rahmen des Zumutbaren bei der Beseitigung von Mängeln unterstützen, insb. bei Überlassung von Objektprogrammen Arbeitsergebnisse zur Prüfung an Heilmann Software übersenden und/oder Maschinenzeit zur Verfügung stellen, sowie Korrekturmaßnahmen, die Heilmann Software bereitstellt, einspielen.

11.4   Heilmann Software wird Mängel bei Überlassung von Objektprogrammen nach eigener Wahl durch Nachbesserung oder durch Ersatzlieferung in angemessener Frist beseitigen (Nacherfüllung). Heilmann Software wird bei Mängeln, die den Einsatz eines Programms schwerwiegend beeinträchtigen, bei Bedarf eine Umgehungslösung vor der endgültigen Nacherfüllung bereitstellen, so dass sich der Mangel nicht mehr schwerwiegend auswirkt. Heilmann Software braucht andere Mängel, außer in Zusatzprogrammen, erst mit der Lieferung einer neuen Version zu beseitigen. Das gilt insbesondere für solche Mängel, die der Kunde bis zur Lieferung der nächsten Version ertragen kann. Heilmann Software wird auch für solche Mängel Umgehungslösungen bereitstellen, soweit das für Heilmann Software zumutbar ist.

Bei Programmen, die ausdrücklich als solche von Vorlieferanten gekennzeichnet sind, kann Heilmann Software sich nur um Korrekturmaßnahmen des Vorlieferanten und, soweit angemessen, um Umgehungsmaßnahmen bemühen.

11.5   Heilmann Software kann die Vergütung des Aufwands verlangen, soweit Heilmann Software aufgrund einer Mängelmeldung tätig geworden ist, ohne dass der Kunde einen Mangel nachgewiesen hat.

§ 12   Haftung von Heilmann Software

Es gelten die gesetzlichen Vorschriften mit folgender Maßgabe:

12.1   Die Beseitigung von Mängeln (Nacherfüllung) richtet sich nach § 11.

Die Haftung von Heilmann Software entfällt, wenn die Mängel auf Weisungen des Kunden im Einzelfall beruhen. Falls Heilmann Software Bedenken gegen eine Weisung hat, wird Heilmann Software diese dem Kunden mitteilen.

12.2   Die Verjährungsfrist für Ansprüche wegen Mängeln (Gewährleistungsfrist) beträgt bei Überlassung von Objektprogrammen 12 Monate.

12.3   Schadensersatzansprüche – gleich aus welchem Rechtsgrund – gegen Heilmann Software (einschl. deren Erfüllungsgehilfen), die leichte Fahrlässigkeit voraussetzen, bestehen nur, wenn eine wesentliche Vertragspflicht, deren Verletzung den Vertragszweck gefährden würden (Kardinalpflicht) verletzt worden ist. Schadensersatzansprüche sind in diesem Fall auf den typischen, vorhersehbaren Schaden beschränkt.

Alle Pflichten nach § 9 sind wesentliche Vertragspflichten.

12.4   Soweit das gesetzliche Vertragsrecht den Ersatz von Vermögensschäden unabhängig von Verschulden von Heilmann Software vorsieht, besteht dieser Anspruch nur, wenn Heilmann Software Verschulden trifft.

12.5   Soweit Heilmann Software Programme unentgeltlich zur Nutzung bereit stellt, übernimmt Heilmann Software keine über das Gesetz hinausgehende Gewährleistung und die Haftung von Heilmann Software wird soweit gesetzlich zulässig ausgeschlossen.

12.6   Bei Datenverlust haftet Heilmann Software nur auf den bei Vorhandensein von Sicherungskopien erforderlichen Rekonstruktionsaufwand, soweit Kunde für die Datensicherung verantwortlich ist.

12.7   Ansprüche wegen Körperschäden sowie wegen Sachschäden nach dem Produkthaftungsrecht bleiben unberührt.

§ 13   Schriftform, Gerichtsstand

13.1   Der Vertrag und seine Änderungen bedürfen der Schriftform.

13.2   Gerichtsstand im Verhältnis zu Kaufleuten ist der Sitz von Heilmann Software.

Version 2022-07