connect auf dem Prüfstand!

Wir haben connect bisher in unserem Büro in Stuttgart unter „Laborbedingungen“ entwickelt. Das dümmste, was dabei passieren kann, ist connect am Markt vorbei zu entwickeln. Deshalb standen wir von Anfang an eng mit unseren Kunden in Kontakt und wollen wissen, wo der Schuh drückt.

connect – mit unseren Freunden in der Testphase

Mit über 30 innovativ denkenden Schornsteinfegern, die sich freundlicherweise dazu bereit erklärt haben, connect auf Herz und Nieren zu prüfen, stehen wir durchgehend in Kontakt. Dabei war uns wichtig, dass unsere Tester auch wirklich alle Facetten des Schornsteinfegerhandwerks abdecken: Unterschiedliche Altersgruppen von 25 bis 60 Jahre, egal ob Stadt, Land oder ein gemischter Bezirk, und vor allem auch unterschiedliche Softwareanbieter – diese Testgruppe bietet uns den perfekten Marktüberblick.

Seit drei Wochen wird connect mit Echtdaten (bisher Futura und ODAV) getestet und entsprechend auch schon optimiert – den kritischen Augen unserer Tester entgeht natürlich nichts und wir bekommen noch einige Hausaufgaben. Wir arbeiten eng zusammen und haben Spaß dabei – daher nennen wir diese spezielle Testgruppe auch Freundeskreis.

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Freundeskreis-Treffen in Stuttgart

Am 05. Mai war es endlich soweit und wir konnten unseren Freundeskreis hier in Stuttgart persönlich begrüßen. An zwei arbeitsintensiven und sehr informativen Tagen haben wir gemeinsam in Workshops an den Datenkonvertierungen sowie Arbeitsabläufen und Prozessen gearbeitet. Viele Ideen und Optimierungswünsche kamen auf. Jetzt nehmen wir uns die Zeit, diese Optimierungen einzuarbeiten – mit dabei sind bspw. die Gebäudeübersicht, noch einfachere Terminanmeldungen und wesentliche Verbesserungen in den Gebäudekärtchen. Zum Bundesverbandstag in Lübeck haben wir auch diese Optimierungen am Start. Zudem wird eine weitere Gruppe aus unserem Freundeskreis mit einem Testlauf starten.

BVT und Start der zweiten Phase

Die connect-Version, die wir auf den diesjährigen BVT mitbringen werden, enthält bereits alle Optimierungen aus der aktuellen Testphase. In den Wochen nach dem BVT werden wir in die zweite Optimierungsphase starten und connect für den Livetest im Juli vorbereiten.

Die Softwaretester für Gruppen starten!

Im Anschluss werden wir auch alle weiteren Softwaretester (siehe Artikel Softwaretester Gruppen) mit connect ausstatten. Mit bereits über 50 Registrierungen von Testern, die connect auf Tauglichkeit für Ihre Gruppe auf Herz und Nieren prüfen, starten wir in die letzte Phase des Tests. Dabei wird auch der erste Schornsteinfeger oder Kaminkehrer aktiv im Arbeitsalltag mit connect starten.

Werden Sie Softwaretester für Ihre Gruppe

Wir suchen alle IT-affinen Schornsteinfeger, Software-Gurus und Teckies, die in Kreisgruppen, Innungen, Schulungsstellen oder sonstigen Gruppen integriert sind.

Wir suchen Sie als Tester für Ihre Gruppe!

Die Nachfrage, als connect-Tester für uns zu fungieren war riesengroß – zu groß für uns, und wir hätten eine optimale Betreuung aller Tester nicht gewährleisten können. Aus diesem Grund liefern wir auch keine Demoversion an alle Interessenten aus.

Deshalb haben wir uns für folgendes Vorgehen entschieden:

Wir suchen alle IT-affinen Schornsteinfeger, Software-Gurus und Teckies, die in Kreisgruppen, Innungen, Schulungsstellen oder sonstigen Gruppen integriert sind.

Bestimmen Sie für Ihre Gruppe den IT- bzw. Softwareexperten, um connect mit Echtdaten für Ihre Gruppe zu testen. Im Anschluss an den erfolgreichen Test bieten wir eine gemeinsame Online-Veranstaltung für alle Mitglieder der Gruppe an.

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Datenübernahme war gestern – Hier kommt die Frischekur für Ihre Daten!

Aus 30 Jahren Erfahrung wissen wir: Die verlustfreie Datenübernahme aus den Altsystemen ist unabdingbar beim Wechsel zu einer neuen Software. Aber „verlustfrei“ ist uns nicht gut genug. Denn in den alten Softwaremonstern kann alles eingetragen werden – ohne Zusammenhang und ohne Struktur.

Deshalb haben wir entschieden: Eine Frischekur wird bei der Übernahme Ihrer Daten benötigt. connect ist hoch automatisiert und benötigt eine entsprechend gepflegte und saubere Datenbank. Viele Daten müssen neu berechnet und auf Plausibilitäten gecheckt werden. Die Entwicklung unserer Frischekur hat zwar Zeit gekostet – aber es hat sich gelohnt.

  • Nicht an senkrechten Teilen zugeordnete Feuerstätten werden wir, wenn es von der Belegung her klar ist, automatisch zuweisen.
  • Fehlende Daten werden während der Konvertierung bestmöglich aus verschiedenen Quellen abgeleitet (wie z. B. Gebühren) und auf Plausibilität geprüft.
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Jedes Gebäude wird als ganze Einheit beleuchtet und validiert. Bei Unstimmigkeiten werden diese in die 3 Stufen (Fehler, Warnung und Hinweis) eingeordnet und hinterlegt.

 

  • Fehler müssen vor dem Start mit connect behoben werden. Das sind bspw. fehlende Fristen im Feuerstättenbescheid oder nicht zugeordnete Feuerstätten am senkrechten Teil.
  • Warnungen sind Probleme, die sich durch eine Korrektur vor Ort abstellen lassen. Darunter fallen u. a. fehlende Angaben zu einer Adresse oder Angaben zum Wärmetauscher (Hersteller, Typ etc).
  • Hinweise sind einmalige Informationen zur automatischen Korrektur der Konvertierung. Damit lässt sich der Verlauf der Korrektur transparent nachvollziehen.

Mit digibase fing alles an…

…und digibase erledigt Post – das wissen mittlerweile viele Schornsteinfeger und haben im Jahr 2021 einen neuen Rekord aufgestellt: Insgesamt wurden über 850.000 digitale Briefe mit digibase network versendet!

Mittlerweile ist aus digibase aber eine ganze Produktfamilie entstanden. Unser Fokus dabei:

Eine einfache und komfortable Digitalisierung Ihrer Kundenbeziehungen – und das eben nicht nur in Sachen Post, sondern auch in vielen anderen Bereichen Ihres Arbeitsalltags!

digibase home und digibase network – Von uns gedacht, für das Schornsteinfegerhandwerk wie gemacht!

Wenn Sie mit digibase network Post an Ihre Kunden versenden, erhalten diese automatisch die kostenfreie App digibase home. Damit können Dokumente digital empfangen und Rechnungen direkt bezahlt werden. Hat Ihr Kunde eine Frage zu einer Rechnung oder sonstigem Dokument, kann er direkt mit digibase home Kontakt zu Ihnen aufnehmen.

digibase home 2023 – Mehrwert für Ihre Kunden!

Bald geht es los: 2023 werden wir mit der Weiterentwicklung unserer digibase home App beginnen. Und wieder einmal haben wir uns große Ziele gesteckt: Mit der neuen Version wollen wir den Markt für Immobilien-Apps revolutionieren! Egal ob Modernisierung im Eigenheim oder die Verwaltung vermieteter Liegenschaften – mit digibase home erhalten Ihre Kunden einen richtigen Mehrwert.

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Jetzt E-Mail Sammelkarten bestellen!

Fordern Sie hier kostenlos Sammelkarten an und erhöhen Ihre Digitalisierungsquote.

Mit unseren kostenlosen E-Mail Sammelkarten können Sie bei Ihren Kunden vor Ort die E-Mail-Adresse erfragen und so ganz einfach Ihre Post auf digital umstellen! jeder digitale Kundenkontakt spart Porto und Arbeitszeit im Büro – motivieren Sie doch einfach Ihre Mitarbeiter: jede eingesammelte E-Mail-Adresse wird mit einem Euro vergütet!

Immer im Blick bei der Entwicklung unserer Produkte: Das Schornsteinfegerhandwerk

Ob Rauchwarnmelder, Überprüfung von Lüftungsanlagen oder bei der Dachschau – Experte für Gebäudetechnik und richtiger Ansprechpartner sind Sie, der Schornsteinfeger. Doch für Ihre Kunden ist es oft schwierig, da den Überblick zu behalten. Deshalb unterstützen wir mit digibase home beide Seiten bei der Übersicht und Durchführung aller Verkehrssicherungspflichten.

Illustration IT Schornsteinfegerhandwerk
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Das können wir auch!

digibase network erledigt Ihre Post – auch auf klassischem Versandweg

Mit digibase network können Sie Ihre Post digital versenden. Dadurch reduzieren Sie Ihre Portokosten, sparen Papier und leisten einen kleinen Beitrag zum Umweltschutz. Doch wir können noch mehr: Bei unserer klassischen Postzustellung werden die Briefe in einem Briefdruckzentrum verarbeitet. Unsere Großkundenrabatte auf das Briefporto reichen wir dabei an Sie weiter. Der Clou: digibase network erkennt, wenn digitale Post nicht gelesen wird. In diesem Fall wird automatisch ein Papierbrief produziert und nachgesendet.

Stellen Sie sich digibase Plattform wie ein Schließfach vor. Sie deponieren dort Ihre Post – Ihr Empfänger holt sie sich ab. Das Einzige, was Sie per E-Mail an Ihren Adressaten versenden, ist eine Benachrichtigung, dass er Post erhalten hat. Über einen Link in der Benachrichtigung kann Ihr Adressat dann unkompliziert seine Post mit Eingabe seiner Postleitzahl oder der Login-Daten abrufen. Die Post selbst oder andere personenbezogene Daten sind in der E-Mail nicht enthalten.

Probleme beim Versand von Geschäftspost über E-Mail

Werden Rechnungen per E-Mail versendet, gibt es grundsätzlich zwei Möglichkeiten. Entweder der Versand erfolgt als PDF Datei im Anhang zur E-Mail oder die E-Mail enthält einen Link zum Abruf der Rechnung.

E-Mail mit Rechnung als PDF im Anhang

Enthält eine E-Mail eine Rechnung als PDF im Anhang und wird verschickt, ergeben sich sofort folgende Probleme:

Eine E-Mail und alle enthaltenen Daten sind in der Regel unverschlüsselt. Für Betrüger ist es ein Kinderspiel, sich hier einzuklinken. So geraten sensible Daten in falsche Hände. Jede unverschlüsselte E-Mail kann während des Transports kopiert, ausgewertet und verändert werden.

Wenn Sie einem Kunden eine Rechnung als PDF per E-Mail schicken, geben Sie die Daten zudem „an einen Dritten“, nämlich den E-Mail-Provider weiter. Das ist so nicht zulässig. Oder haben Sie etwa eine Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO mit Ihrem E-Mail-Provider geschlossen? Dazu kommt, dass der E-Mail-Provider des Empfängers ebenso Zugriff auf die Daten hat.

E-Mail mit Link zur Rechnung

Enthält die E-Mail einen Link zu einer Rechnung, wird es noch viel schwieriger. Die Rechnung liegt dann z.B. auf dem Server eines Versand-Anbieters. So auch bei unserem Produkt digibase. Der Mechanismus, der dahintersteckt, ist jedoch komplex und der Versand-Anbieter muss vielen datenschutzrechtlichen Anforderungen gerecht werden. Deshalb ist Heilmann Software, wie andere seriöse Anbieter auch, u.a. TÜV-zertifiziert nach ISO 27001 (Informationssicherheitsmanagement).

Zusätzlich muss der Absender eine Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO mit dem Versand-Anbieter abschließen. Es gibt auch nicht zertifizierte Versand-Anbieter, also aufgepasst! Auch wenn die Versand-Mechanismen sich auf den ersten Blick ähneln: Link ist nicht gleich Link! Da lohnt es sich auf jeden Fall, mal etwas genauer nachzufragen. Auf welchem Server liegen meine Daten? Und wer ist eigentlich der Anbieter des Mechanismus? Denn am Ende werden Sie als Absender belangt, wenn die Daten nicht rechtssicher verarbeitet werden. Und als Empfänger einer solchen E-Mail wollen Sie ja auch sicher sein, dass mit Ihren Daten sorgsam umgegangen wird.

Datenschutz ist doch ein Grundrecht. Kann ich das von meinem Provider nicht einfordern?

Das ist tatsächlich möglich. Es ist jedoch aufwändig und bringt wenig: Nur wenn der Absender einer E-Mail mit dem von ihm genutzten Maildienst (Provider) eine Vereinbarung zur Auftragsdatenverarbeitung nach Art. 28 DSGVO schließt, sind bei diesem Provider die Daten geschützt. Allerdings hat der Provider des Empfängers weiterhin Zugriff auf die Daten.

digibase hingegen hat sich vertraglich zur Auftragsdatenverarbeitung nach Art. 28 DSGVO verpflichtet.

Rechtlich auf der sicheren Seite

Rechnungen per E-Mail versenden? Das ist nicht nur unsicher, sondern auch juristisch problematisch. Auch hier bietet digibase eine einfache Lösung.

Zunächst aber die Gesetzeslage: Wer eine Rechnung per E-Mail zustellen möchte, muss eine Reihe von Vorgaben erfüllen. Zunächst muss er vom Empfänger eine Zustimmung für den Versand der Rechnung per E-Mail einholen. Ist im Schreiben Werbung enthalten, ist eine zusätzliche Einwilligung des Empfängers notwendig. (§ 14 Abs. 1 S. 7 UStG). Verlangt wird außerdem eine eindeutige Identität des Rechnungsausstellers, die Unversehrtheit sowie Lesbarkeit des Inhalts.

E-Mails erfüllen diese Kriterien nur durch aufwändige Zusatzverfahren. Besonders die rechtssichere Archivierung ist problematisch (§ 14 Abs. 1 S. 2 UStG). Einfach so die E-Mail auf einer Festplatte zu sichern, reicht nicht aus.

Mit digibase werden Sie all diesen rechtlichen Anforderungen entspannt gerecht: Rechnungen und andere Dokumente können bei digibase nur vom Absender übermittelt und vom Empfänger entschlüsselt und abgerufen werden. Das bedeutet: digibase ist ein geschlossenes System. Die Herkunft und Unversehrtheit einer Rechnung ist damit absolut sichergestellt. Die Lesbarkeit und die rechtssichere Archivierung des Inhalts wird garantiert durch die automatische Konvertierung in ein spezielles Format zur Langzeitarchivierung digitaler Dokumente (PDF/A Standard). Alle relevanten Sachverhalte sind grundlegend in den AGB geregelt. Einfacher geht es nicht!

Aus unserem Klassiker digibase ist mittlerweile eine ganze App-Familie geworden.

Warum wir das gemacht haben? Zu viele Funktionen in einer App sind viel zu unübersichtlich und viele davon werden gar nicht genutzt. Deshalb haben wir daraus eine App-Landschaft gemacht, um den Anforderungen unserer Kunden gerecht zu werden.

Wichtig dabei: alle Apps werden so konzipiert, dass sie von jedem Endgerät aus komfortabel bedienbar sind und sich auf die wesentlichen Features fokussieren.

Mit luftverbund und der Entwicklung von connect sind wir bereits einen wichtigen Schritt in diese Richtung gegangen. Als nächstes war nun unser Produkt digibase an der Reihe.

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network für Postsender

network steht Ihnen als Postsender ab sofort zur Verfügung. Ein neues Design mit den bestehenden Features und Möglichkeiten.

  • schlankes, intuitives Design
  • mobil den kompletten Postausgang im Blick
  • als auf iOS und Android als App installierbar

digibase home für Empfänger

home für Ihre Kunden ermöglicht jetzt ein noch komfortableres und übersichtlicheres Abrufen der erhaltenen digitalen Dokumente.

  • einfache Interaktion mit Postsendern
  • verbesserte Handhabung und Menuführung
  • höhere Digitalisierungsquote

Alle Postempfänger erhalten ab sofort Ihre Dokumente in home. Sie können home mit Ihren digibase Logindaten unter home.digibase.app testen.

Sie mögen unser digibase im bewährten Layout und möchten daran erst mal nichts ändern?

Kein Problem, natürlich können Sie auch weiterhin mit digibase arbeiten, wie Sie es gewohnt sind.

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Weitere Apps aus der digibase Familie

Mit lugos haben wir kürzlich eine weitere App entwickelt, mit der Azubis ihre Berichtshefte digital erledigen können. An eine integrierte Freigabefunktion für den Ausbilder haben wir selbstverständlich auch gedacht. Und das Beste: lugos ist kostenlos für alle Azubis und deren Ausbilder im Schornsteinfegerhandwerk.

In Zukunft werden wir mit den digibase Apps energy und finance unsere Produktpalette erweitern.

Unser Ziel dabei: Alle Softwarelösungen als App-Anwendung so zu gestalten, dass Sie Ihr Büro in Zukunft in der Hosentasche immer dabei haben.

Das Herzstück! Gebäudeliste, integrierter Kalender und Gebäudeansicht.

Die wiederkehrenden Tätigkeiten sind das Herzstück Deines Arbeitsalltags – und darauf haben wir connect perfekt abgestimmt. Damit Du deinen Alltag fest im Griff hast, läuft hier alles zusammen: In der Gebäudeliste, im integrierten Kalender und in der Gebäudeansicht. So hast Du überall und jederzeit den perfekten Überblick, was gerade zu tun ist und wo es noch Rückstände gibt.

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Und was bringt das für Vorteile?

Der wichtigste Nutzen ist sicherlich: Gebäudeliste, integrierter Kalender und Gebäudeansicht sind in connect „das Herzstück“ und perfekt aufeinander abgestimmt. damit behältst Du immer den Überblick.

„Aahhh“ – Und das sind weitere Punkte, bei denen Sie erleichtert durchatmen können:

  • Die Gebäudeliste gibt Dir den perfekten Überblick über anstehende und bereits abgeschlossene Tätigkeiten in Deinem Kehrbezirk.
  • Alle wiederkehrenden Tätigkeiten sind in der To-Do Liste eines Gebäudes zusammengefasst.
  • Dokumente, die für jede Tätigkeit erstellt werden müssen (z.B. Messbescheinigung oder Rechnung), werden von connect automatisch erstellt und in das Freigabecenter übermittelt.

Bauabnahmen, Dachskizzen, Ausdrucke –
alles mobil machbar.

Kein lästiges Nacharbeiten im Büro! Mit connect als mobile-first App lassen sich bereits viele Tätigkeiten vor Ort abschliessen. Mit einem Tablet oder auch den Smartphone Bauabnahmen oder Dachskizzen bearbeiten und Ausdrucke erledigen – das war eine Mission von uns. Nun haben wir sie erfolgreich in connect umgesetzt.

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Und was bringt das für Vorteile?

Bauabnahmen, Dachskizzen und Ausdrucke lassen sich bereits vor Ort abschließen. Alles geht voll automatisch und mit jeder Menge technischer Raffinesse.

„Aahhh“ – Und das sind weitere Punkte, bei denen Sie erleichtert durchatmen können:

  • Vorhandene Mängel werden automatisch an der richtigen Stelle vermerkt und können direkt mit Bildern ergänzt werden.
  • Bereits hinterlegte Textbausteine erleichtern die Bearbeitung; dadurch ist meist keine Tastatureingabe mehr notwendig.
  • Keine Nacharbeit mehr zu Hause.

Alles bereit auf dem Holodeck – 3 – 2 – 1 – ZÜNDUNG!

connect startet seinen Jungfernflug

Ein bisschen können wir es selbst kaum glauben, dass es jetzt losgeht – so viel Herzblut und Hirnschmalz haben wir im Team in unsere neue Verwaltungssoftware für Schornsteinfeger gesteckt!

Und nun startet connect seinen ersten Erkundungsflug – vollgetankt mit dem Treibstoff, der auch das Entwickler-Team die letzten 3 Jahren angetrieben hat: absolute Begeisterung und Leidenschaft für unser neues Produkt!

Erinnern wir uns:

Vor 3 Jahren haben wir uns dazu entschlossen, eine völlig neuartige Verwaltungssoftware für das Schornsteinfegerhandwerk zu entwickeln. Und so starteten wir unser connect Crowdfunding-Projekt. Aus anfänglicher, kurzer Skepsis wurde schnell ein voller Erfolg – innerhalb kürzester Zeit hatten wir unzählige Unterstützer, die sich zum Teil auch mit ihren Ideen und konstruktiver Kritik in die Entstehung von connect eingebracht haben. Deshalb hier nochmal ein herzliches Dankeschön an alle Unterstützer, die uns auf dem Weg begleitet haben!

Die neue Schornsteinfegersoftware geht an den Start
Illustration IT Schornsteinfegerhandwerk

So testen wir – unser „Daumen hoch“ Projekt

Bei einem ersten Erkundungsflug müssen die Techniker noch viel beobachten und nachjustieren – deshalb sind wir sehr gespannt auf diese Testphase.
Um möglichst effektiv und zielorientiert voran zu kommen, haben wir uns folgende Teststrategie auferlegt: Ab 1. Mai starten wir mit einer ersten Gruppe von externen Testern mit dem sogenannten Betatest.
Sobald diese Testgruppe uns das Zeichen „beide Daumen hoch“ gibt, können unsere UNO Kunden mit connect starten.

Datenübernahme – Volle Kraft voraus!

Im Anschluss wollen wir mit der Datenübernahme aller Mitbewerberprogramme genau so verfahren – auch hier bilden wir Test-Teams, die uns hoffentlich schnell das Zeichen „beide Daumen hoch“ geben – und schon können die entsprechenden Besteller mit connect starten.

Bereits nach erfolgreichem Abschluss der Betatestphase werden wir die ZIV Schnittstelle implementieren, so dass einer Datenübernahme darüber nichts mehr im Weg steht – für Existenzgründer kann es also sofort mit connect losgehen – unabhängig vom Vorgängerprogramm.

Illustration Schornsteinfeger mit Monitor
connect für Schornsteinfeger startet - Bild digiberts trinken

3 – 2 – 1 – Zündung!

Sie sind begeistert von connect und wünschen sich zukünftig auch “80 % weniger Büroaufwand?“ Dann nichts wie los – Mehr Informationen zu connect und Bestellmöglichkeit hier…

So schnell kann es gehen! Tätigkeiten vor Ort abhaken – der Rest erledigt sich von allein.

„Draussa verdient mr s Geld!“ – so sagen jedenfalls die schwäbischen Schornsteinfeger. Damit Sie sich auch wirklich auf Ihre Arbeit vor Ort und auf die Kunden konzentrieren können, haben wir connect so konzipiert, dass Tätigkeiten vor Ort einfach nur noch abgehakt werden müssen – alles andere drum herum erledigt sich allein.

Screenshot von connect Verwaltungssoftware

Und was bringt das für Vorteile?

Der wichtigste Nutzen ist sicherlich: Die Verwaltung der vor Ort abgehakten Tätigkeiten wird von connect automatisch erledigt – damit entfällt der Aufwand im Büro.

„Aahhh“ – Und das sind weitere Punkte, bei denen Sie erleichtert durchatmen können:

  • Ihre Mitarbeiter erkennen vor Ort sofort, was zu tun ist – keine Tätigkeit kann mehr vergessen werden.
  • Aushilfen können direkt durchstarten – connect zeigt an, welche Arbeiten fällig sind.
  • Preise und anfallende Dokumente werden automatisch erzeugt.
  • Ein Protokoll der Tagesabrechnung ist nicht mehr notwendig.