Gemeinsam mit Ihnen konnten wir eine neue Rekordmarke im Jahr 2020 aufstellen – 550.000 digitale Briefe! Im Vergleich zu 2019 ist das ein Plus von 50 % – und dafür möchten wir uns ganz herzlich bei Ihnen bedanken!

Die Großen sind am Start – mit digibase Routing

Mit unserer neuen digitalen Versandart digibase Routing haben wir 2020 die Anbindung von Großkunden aus der Immobilienwirtschaft automatisiert. So hat sich die Digitalisierungsquote vor allem in Städten enorm gesteigert. Über 150 Wohnungsunternehmen, Hausverwaltungen, Versorger etc. werden so über digibase bereits komplett digital beliefert. Das bedeutet für Sie: Viele weitere zehntausende Liegenschaften, die auch 2021 digital erreichbar sind!

E-Mails sammeln – Digitalisierungsquote steigern

Unser neuer Briefrekord zeigt auch: Sie waren fleißig im E-Mail-Adressen sammeln. Sehr gut! Denn so lässt sich die Digitalisierungsquote schnell und effektiv steigern. Also weiter so – selbstverständlich sind auch 2021 unsere praktischen Sammelkärtchen im Postkartenformat weiterhin kostenfrei bei uns erhältlich.

Durch Ihre Begeisterung für digibase unterstützen Sie unser Ziel, die Welt ein Stück grüner zu machen. 2020 haben Sie dazu beigetragen, über 20 t Holz, knapp 400.000 l Wasser und ca. 8.000 kg CO2 einzusparen (lt. Nachhaltigkeitsrechner von www.papiernetz.de).

Screenshot digibase network - Postausgang digitalisieren
Icon digibase - Heilmann Software

2021 – Achtung, neues Rekordjahr in Sicht!

Das alles ist für uns jedoch kein Grund, die Füße hoch zu legen – in 2021 wollen wir gemeinsam mit Ihnen die Marke von 1.000.000 digitalen Briefen erreichen. Mit brandneuen Features in digibase, speziellen Funktionen für Immobilieneigentümer und wachsenden Nutzerzahlen werden wir gemeinsam mit Ihnen 2020 übertreffen.

Herzliche Grüße aus Stuttgart,

Ihr digibase Team

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Wir waren fleißig – Die digibase Terminanmeldung ist da!

Uns erreichten immer wieder Anfragen, ob wir in digibase einen Mechanismus für die Terminanmeldung integrieren können. Um eine wirklich runde Sache daraus zu machen, haben wir uns in den letzten Monaten richtig Mühe gegeben und viel Zeit und Hirnschmalz investiert – wir finden, das Ergebnis kann sich sehen lassen!

Ihre Anmeldung – digital und postalisch mit einem Klick!

Die Anmeldung erfolgt wie gewohnt aus der Terminanmeldefunktion Ihrer Verwaltungssoftware.

Der Clou: digibase erkennt die entsprechenden Daten und erstellt automatisch ein Anmeldeformular, das entweder digital oder postalisch verschickt wird.

Auch praktisch: Ihre Kunden erhalten per E-Mail eine Erinnerung, wenn der Termin ansteht. Die Erinnerungsfunktion per SMS haben wir bereits auf unserer to do-Liste.

Sie haben die Wahl – Terminankündigung oder Terminvereinbarung.

Terminankündigung

Wenn Sie in den Voreinstellungen von digibase „Terminankündigung“ wählen, haben Ihre digitalen Empfänger die Möglichkeit, die Terminankündigung über ein Eingabefeld zu kommentieren.

Terminvereinbarung

Mit der Voreinstellung „Terminvereinbarung“ besteht für Ihre digitalen Empfänger die Möglichkeit, die Terminankündigung über ein Eingabefeld zu kommentieren ODER einen Ausweichtermin vorzuschlagen.

Icon digibase - Heilmann Software

Ihre Termine können sich sehen lassen!

Eine wirklich runde Sache ist das Design geworden – passend zu Ihren Schornsteinfegerdrucksachen und Ihrem Profil haben wir das Layout digital und auf Papier so gestaltet, dass Ihre Terminanmeldung in einem ansprechendem Design erscheint.

Das neue Feature “Terminanmeldung” ist ab sofort in unserem digibase Plus und Pro Paket enthalten.

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digibase in der Praxis

Interview mit bev. Schornsteinfegermeister Jens Galle aus Niedersachsen, im Gespräch mit Birgit Henne von Heilmann Software

Herr Galle, seit wann sind Sie selbstständig?

Seit 1. Januar 2020.

Sie setzen digibase seit Betriebsstart in Ihrem Betrieb ein – wie sind Sie auf digibase aufmerksam geworden?

Da einer meiner Großkunden aus der Immobilienwirtschaft Schornsteinfeger dazu anhält, mit digibase die Post zu versenden, entschied ich mich schlussendlich, mit digibase zu starten. Werbeanzeigen in den Fachzeitschriften waren mir bereits aufgefallen, aber ich wollte zuerst nicht auf digibase umstellen, da ich mit dem Analog-Druck vertraut war. 

Welchen Postdienstleister haben Sie in digibase eingestellt? Warum?

Ich habe die Deutsche Post aufgrund der Empfehlung von Ihrem Kundenberater ausgewählt, ich konnte seither nur einen minimalen Verlust an Sendungen wahrnehmen.

Haben Sie die digibase Kosten mit dem herkömmlichen Briefversand verglichen?

Ich habe das überschlagsmäßig kalkuliert. Mit dem digitalen Versand spare ich natürlich viel Porto. Aber da ich mit digibase sehr viel weniger Organisationsaufwand und eine große Zeitersparnis habe, würde ich sogar höhere Kosten durch digibase akzeptieren. Den ersparten Aufwand für den Postversand nutze ich lieber für spezifische Aufgaben meines Betriebes.

Wie empfinden Sie die Unterstützung unserer digibase Kundenbetreuung? Insbesondere auch während Ihrer Startphase?

Besser geht es nicht! Ich wäre froh, ich hätte in allen anderen Bereichen auch eine so gute Betreuung. Ihr Kundenbetreuer hat mich sehr gut unterstützt und alles perfekt erklärt. Mit der Chatfunktion und der Erreichbarkeit bin ich sehr zufrieden. Auch bei Problemen mit Teamwork bekommt man immer schnelle Hilfe.

Gerade zum Betriebsstart wurden mir mit digibase viele Sorgen genommen. Am Anfang ist digibase eine große Entlastung. Ich wusste bereits, wie viel Arbeit der Ausdruck von Karten und Briefen auf herkömmliche Art und Weise macht.

Jens Galle über die Nutzung von digibase mit Hottgenroth Futura

Sie haben sich ganz am Anfang Ihrer Selbstständigkeit bei Ihren Kunden vorgestellt – wie haben Sie das gemacht?

Durch ein Gespräch mit einem digibase Kundenberater bin ich auf die Idee gekommen, mich mit einem Serienbrief bei meinen Kunden vorzustellen. Ohne digibase wäre das für mich ein großer Aufwand gewesen. Ihr Kundenbetreuer hat mir bei der Erstellung und dem Versand sehr geholfen. Meine Vorstellung mittels Serienbrief wurde durch meine Kunden durchaus gewürdigt.

Was gefällt Ihnen an digibase am besten?

Wie bereits gesagt, die Kundenbetreuung ist super. Die digibase Kundenberater kennen sich auch mit meiner Verwaltungssoftware aus.

Gerade zum Betriebsstart wurden mir mit digibase viele Sorgen genommen. Am Anfang ist digibase eine große Entlastung. Ich wusste bereits, wie viel Arbeit der Ausdruck von Karten und Briefen auf herkömmliche Art und Weise macht. In digibase geht das alles extrem schnell, und ich kann jederzeit im Archiv nachvollziehen, welche Briefe ich gedruckt habe. Was mir auch sehr gut gefällt, ist die zusammengefasste digibase Kostenabrechnung – auch zur Weitergabe an den Steuerberater. Gut finde ich auch, dass man die Umsatzsteuer zurückbekommt, was beim Porto der Deutschen Post nicht der Fall ist.

Das Anstellen bei der Post fällt ebenfalls mit digibase weg – die Briefe werden zeitnah versendet. Das hat sich jetzt auch in der Corona-Krise bewährt. Ich muss mir über den Briefversand einfach weniger Gedanken machen – beim herkömmlichen Druck und Versand kann es passieren, dass in unzureichender Qualität gedruckt oder gefalzt wurde, dann muss man nochmal drucken – das fällt alles weg. Ich muss mir nicht überlegen, bei welchem Kunde ich einen Brief austrage und bei welchem er mit der Post versendet wird – alle Kunden werden gleich gehandhabt. Dadurch habe ich keinen Organisationsaufwand.

Würden Sie digibase Ihren Kollegen weiterempfehlen?

Ja, ich empfehle meinen Kollegen digibase auf jeden Fall, weil es viel Zeit spart und einfach zu bedienen ist.

Herr Galle, vielen herzlichen Dank für das Interview!

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Lernen Sie digibase unverbindlich kennen!

Konnten wir Sie begeistern? Dann probieren Sie doch alles einmal in Ruhe und völlig unverbindlich aus.

Hier gelangen Sie zu www.digibase.com.

Der Meilenstein beim Postversand an Großkunden aus der Immobilienwirtschaft. Wir erkennen Dokumenttypen bzw. Liegenschaften und stellen die E-Mails genau nach den Bedürfnissen der Empfänger zusammen.
Viele Ihrer Kunden freuen sich über die Möglichkeit, Dokumente digital zu empfangen. Eine Frage wird uns aber immer öfter gestellt: „Und wie kann ich meinem Schornsteinfeger jetzt antworten?“

Unser digibase Pro Paket ist das Rundum-Sorglos-Paket für alle Schornsteinfeger, die sich einen gelungenen Firmenauftritt wünschen und dazu noch alle bewährten digibase-Funktionen wie automatisierter Postversand, integrierter Vertragsmechanismus und Großkundenanbindung nutzen wollen.

Das Pro Paket Herzstück:  Ihre Webpräsenz und Microsoft 365!

Ein gelungener Firmenauftritt im Internet ist toll – aber gar nicht so einfach, wenn man sich um alles selbst kümmern muss. Deshalb haben wir für Sie bereits alles vorbereitet.

Eine personalisierte Web-Adresse (z.B. www.schornsteinfeger-porasil.de) und eine entsprechende E-Mail-Adresse (z.B. info@schornsteinfeger-porasil.de) steht sofort für Sie bereit. Abgerundet wird Ihre Webpräsenz durch das Firmenprofil, auf dem Sie sich und Ihr Unternehmen präsentieren können. So geht Schornsteinfeger Marketing heute!

Aber das ist natürlich noch nicht alles! Passend zu Ihrem Web-Auftritt können Sie optional Briefpapier, Kuverts und Beilagen auswählen – alles perfekt aufeinander abgestimmt.

Noch ein Extra im Pro Paket: Microsoft 365.

MS 365 bietet Ihnen die perfekte Infrastruktur für professionelles und mobiles Arbeiten und ist auf jedem beliebigen Gerät nutzbar. Dank der Echtzeitsynchronisation ist Online-Teamarbeit, also ein zeitgleiches Arbeiten an mehreren Standorten möglich.

Und das beinhaltet Ihr Microsoft Office Paket:

  • Neue Version von Word, Excel und Outlook
  • Microsoft „Teams“ für Online Teamarbeit
  • Integrierter Spam-Schutz
  • Online-Speicherplatz von 1TB

Der Online-Speicher bietet Ihnen einen zusätzlichen externen Speicherplatz und Datensicherungsmöglichkeit – sowohl auf der Festplatte als auch in der Cloud.

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digibase Pro bestellen

Konnten wir Sie für unser digibase Pro Paket begeistern? Dann geht es hier zum Bestellformular. Falls Sie ein digibase Paket (Basic oder Plus) haben, wir der bereits gezahlte Einmalpreis natürlich angerechnet.

Vereinfachen Sie mit digibase Ihren Büroalltag!

Dass Sie mit digibase mit einem Klick Ihre Post erledigen können, wissen Sie ja vielleicht schon. Mittlerweile sind aber viele weitere Funktionalitäten hinzugekommen, alle maßgeschneidert für das Schornsteinfegerhandwerk 4.0.

Postversand

Mit digibase versenden Sie Ihre Geschäftspost ganz bequem von Ihrem Schreibtisch aus, egal ob postalisch oder digital. Falzen, Kuvertieren und der Weg zur Post entfällt – damit lässt sich viel Zeit einsparen.

Ein Klick, und Ihre Briefe gelangen auf dem gewünschten Weg zum Empfänger. Die E-Mail-Adresse eines Kunden reicht aus, um den digitalen Versandweg zu nutzen – damit reduzieren Sie Ihre Portokosten, sparen Papier und leisten damit einen kleinen Beitrag zum Umweltschutz. Bei der klassischen Postzustellung werden Ihre Briefe in einem Briefdruckzentrum verarbeitet. Unsere Großkundenrabatte auf das Briefporto reichen wir dabei an Sie weiter.

Screenshot digibase network - Postausgang digitalisieren

Perfekt an das Schornsteinfegerhandwerk angepasst:

  • Schornsteinfeger-Logo auf Briefumschlag und Briefkopf
  • Sortierte Dokumente (Rechnungen, Messbescheinigungen, Feuerstätten bescheide, Fristen etc.)
  • Erkennung und Gliederung (Liegenschaften, Mieteinheiten, Dokumenttypen)
  • Beilagen-Manager
  • Schornsteinfeger Drucksachen: Briefpapier, Beilagen, Briefumschlag, Online-Profil im einheitlichen, professionellen Design (im Plus Paket)
Der Meilenstein beim Postversand an Großkunden aus der Immobilienwirtschaft. Wir erkennen Dokumenttypen bzw. Liegenschaften und stellen die E-Mails genau nach den Bedürfnissen der Empfänger zusammen.
Viele Ihrer Kunden freuen sich über die Möglichkeit, Dokumente digital zu empfangen. Eine Frage wird uns aber immer öfter gestellt: „Und wie kann ich meinem Schornsteinfeger jetzt antworten?“
Nicht nur beim Thema Datenschutz, auch in anderen unternehmerisch relevanten Bereichen wird es immer wichtiger, sich zuverlässig vertraglich abzusichern – am besten automatisiert und in digitaler Form.
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digibase Pay

Mit unserer Bezahlfunktion können Rechnungen per Klick beglichen werden. Die entsprechenden Rechnungsdaten (Netto-/Bruttobetrag, Verwendungszweck etc.) werden erkannt und liegen beim Zahlungsvorgang bereits vor.

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Lernen Sie digibase unverbindlich kennen!

Konnten wir Sie begeistern? Dann probieren Sie doch alles einmal in Ruhe und völlig unverbindlich aus.

Gemeinsam mit Ihnen konnten wir eine neue Rekordmarke im Jahr 2019 aufstellen – 350.000 digitale Briefe! Im Vergleich zu 2018 ist das ein Plus von weiteren 50 % – und dafür möchten wir uns ganz herzlich bei Ihnen bedanken!

3.500 Bäume für „Plant for the Planet“

Mit den 350.000 digitalen Briefen haben wir gemeinsam mit Ihnen einen tollen Beitrag zum Umweltschutz geleistet: Jede Menge Ressourcen wie Holz, Wasser und Energie konnten eingespart werden. Da setzen wir noch eins drauf und bedanken uns mit 3.500 Bäumen für das Projekt „Plant for the Planet“.

Angefangen hat alles mit einem Schulreferat – heute ist Plant-for-the-Planet eine globale Bewegung mit einem großen Ziel: auf der ganzen Welt Bäume pflanzen, um die Klimakrise zu bekämpfen.

www.plant-for-the-planet.org

2020 – Achtung, neues Rekordjahr in Sicht!

Das alles ist für uns jedoch kein Grund, die Füße hoch zu legen – in 2020 geht noch einiges mehr: Mit unserer neuen digitalen Versandart digibase Routing, neuen Features für Immobilieneigentümer sowie stetig wachsenden Nutzerzahlen werden wir gemeinsam mit Ihnen 2019 noch übertreffen.

Die Großen sind am Start – mit digibase Routing

Mit unserer neuen digitalen Versandart digibase Routing haben wir die Anbindung von Großkunden aus der Immobilienwirtschaft automatisiert. So lässt sich die Digitalisierungsquote vor allem in Städten in Zukunft enorm steigern. Große Unternehmen wie Vonovia und vielen andere sind bereits am Start und das bedeutet für Sie: Viele weitere zehntausende Liegenschaften, die ab sofort digital erreichbar sind!

digibase Magazin Banner - Wohnungswirtschaft

Der Meilenstein bei der Anbindung von Großkunden aus der Immobilienwirtschaft.

Viele Großkunden zum Beispiel aus der Immobilienbranche haben automatisierte Posteingänge für Rechnungen und Protokolle. Allerdings mussten die Dokumente bislang hierfür mühevoll konfiguriert und zusammengestellt werden.

Ein Klick, und alle Dokumente landen genau da, wo sie hingehören.

Diesen Aufwand haben wir jetzt für Sie automatisiert. Wir erkennen Dokumenttypen bzw. Liegenschaften und stellen die E-Mails genau nach den Bedürfnissen der Empfänger zusammen.

Mit digibase Routing lässt sich die Digitalisierungsquote vor allem in Städten in Zukunft enorm steigern – Da freut sich Ihr Großkunde, Ihre Portokasse und wie wir hoffen, freuen Sie sich vielleicht auch…

  • Schnellere Zahlungsabwicklung – Ihre Rechnungen landen genau da, wo sie hingehören
  • Einfache Anbindung an Großkunden
  • hohe Digitalisierungsquote, speziell in Städten
  • Porto-Einsparung durch digitalen Versand

Aber das ist natürlich noch nicht alles! Passend zu Ihrem Web-Auftritt können Sie optional Briefpapier, Kuverts und Beilagen auswählen – alles perfekt aufeinander abgestimmt.

Die Großen sind am Start!

Vielleicht haben Sie es ja schon gesehen: Die Versandart Routing ist bereits für einige Großkunden aktiviert. Darunter befinden sich z. B. die Energieversorger EWE , envia Mitteldeutsche Energie AG und Bayernwerke aber auch viele Wohnungsunternehmen und Hausverwaltungen wie meravis und kfh Immobilienmanagement.

Fragen Sie doch bei Ihren Großkunden an, ob sie automatisierte E-Mail-Eingänge z.B. für Rechnungen oder andere Dokumente haben – alles weitere übernehmen wir!

Folgender Text soll Ihnen dabei helfen:

Machen Sie mit! 

Mit Ihrer Unterstützung können wir unsere Liste der Routing-Empfänger schnell erweitern. Meist stellen Großkunden Ihren Dienstleistern ein sogenanntes „Merkblatt elektronische Rechnungsstellung“ zur Verfügung. Um die neue Versandart „digibase Routing“ für den entsprechenden Großkunden einrichten zu können, benötigen wir genau dieses Merkblatt – am besten auch einen persönlichen Ansprechpartner im Unternehmen.

Fragen Sie doch bei Ihren Großkunden an, ob sie automatisierte E-Mail-Eingänge z.B. für Rechnungen oder andere Dokumente haben – alles weitere übernehmen wir!

Folgender Text soll Ihnen dabei helfen:

Liebe auf den ersten „Klick“ – digibase network trifft connect

Donald Duck und Daisy, William und Kate, Romeo und Julia – am Valentinstag denkt man gern an berühmte Liebespaare. Aber kennen Sie auch digibine und connectbert?

 

 

 

Als sich die beiden das erste Mal trafen, war sofort klar: diese Verbindung ist für die Zukunft gemacht. Zur gemeinsamen Leidenschaft für das Handwerk kam noch ein gemeinsames Ziel hinzu – 80 % weniger Büroaufwand.

Gemeinsamkeiten sind immer gut für eine Beziehung. digibine hat schon einige Jahre Erfahrung im Schornsteinfegerhandwerk gesammelt, und connectbert ist schon in 3. Generation eine Verwaltungssoftware! In Kombination ergeben die beiden also ein unschlagbares Team.

Manche nennen es vielleicht Liebe auf den ersten Blick, wir nennen es die perfekte Verbindung für das Schornsteinfegerhandwerk.

Icon digibase - Heilmann Software

Jetzt aber mal Spaß beiseite: Bei dem Konzept und der Entwicklung unserer neuen Schornsteinfegersoftware connect*(*geplante Veröffentlichung 2021) wurde von vornherein eine enge Verknüpfung mit digibase angestrebt.
Und das sind die Vorteile:

 

Vorteil vor Ort – Alle Informationen zum Kunden sind gebündelt

Jeder Kunde ist automatisch sowohl in digibase als auch in connect angelegt und beide Bereiche sind direkt miteinander verbunden. Ein bidirektionaler Informationsaustausch ist damit erstmals möglich. Zum Beispiel werden in connect zu einem Kunden auch die relevanten Informationen aus digibase angezeigt. Somit haben Sie zu jeder Zeit (insbesondere vor Ort) alle Informationen zur Hand: ist der Kunde bereits bei digibase registriert? Empfängt er seine Post digital? Entsprechend können Sie den Kunden zielgerichtet informieren, die E-Mail-Adresse abfragen oder auf die Vorteile des digitalen Versands aufmerksam machen.

 

Vorteil Termine – Vereinbarung und Änderung im synchronisierten Kalender

Termine sind der Knackpunkt für ein effizientes Arbeiten in jedem Schornsteinfegerbetrieb. Terminvoranmeldungen, Absprachen oder Änderungen können über digibase an den Endkunden versendet werden. Über den bidirektionalen Informationsaustausch mit connect wird alles direkt im Kalender aller Mitarbeiter synchronisiert.

 

Vorteil Lastschrift – automatisch Mandate abschließen und anlegen

Das Abschließen und Einpflegen von Lastschriftmandaten ist über den bidirektionalen Informationsaustausch von digibase und connect vollständig automatisiert möglich. Endkunden haben bei jeder über digibase erhaltenen Rechnung die Möglichkeit, mit einem Klick ein Lastschriftmandat mit Ihrem Schornsteinfeger abzuschließen. Alle Mandate werden automatisch in connect angelegt und mit Informationen aus digibase synchronisiert.

 

Vorteil Verträge – mit einem Klick auf der sicheren Seite

Egal ob Bestätigung der Datenschutzerklärung oder Vertrag über die Durchführung freier Schornsteinfegertätigkeiten – alle Unterlagen können ganz bequem entweder über digibase, vor Ort oder über connect mit dem Endkunden abgeschlossen werden. Über den Informationsaustausch sind beide Systeme stets synchronisiert und über jede Aktivität informiert.