Sind Sie zufrieden mit digibase? Dann teilen Sie Ihre Begeisterung mit Ihren Kolleginnen und Kollegen.
Gemeinsam mit Ihnen konnten wir eine neue Rekordmarke im Jahr 2019 aufstellen – 350.000 digitale Briefe! Im Vergleich zu 2018 ist das ein Plus von weiteren 50 % – und dafür möchten wir uns ganz herzlich bei Ihnen bedanken!
3.500 Bäume für „Plant for the Planet“
Mit den 350.000 digitalen Briefen haben wir gemeinsam mit Ihnen einen tollen Beitrag zum Umweltschutz geleistet: Jede Menge Ressourcen wie Holz, Wasser und Energie konnten eingespart werden. Da setzen wir noch eins drauf und bedanken uns mit 3.500 Bäumen für das Projekt „Plant for the Planet“.
Angefangen hat alles mit einem Schulreferat – heute ist Plant-for-the-Planet eine globale Bewegung mit einem großen Ziel: auf der ganzen Welt Bäume pflanzen, um die Klimakrise zu bekämpfen.
www.plant-for-the-planet.org
2020 – Achtung, neues Rekordjahr in Sicht!
Das alles ist für uns jedoch kein Grund, die Füße hoch zu legen – in 2020 geht noch einiges mehr: Mit unserer neuen digitalen Versandart digibase Routing, neuen Features für Immobilieneigentümer sowie stetig wachsenden Nutzerzahlen werden wir gemeinsam mit Ihnen 2019 noch übertreffen.
Die Großen sind am Start – mit digibase Routing
Mit unserer neuen digitalen Versandart digibase Routing haben wir die Anbindung von Großkunden aus der Immobilienwirtschaft automatisiert. So lässt sich die Digitalisierungsquote vor allem in Städten in Zukunft enorm steigern. Große Unternehmen wie Vonovia und vielen andere sind bereits am Start und das bedeutet für Sie: Viele weitere zehntausende Liegenschaften, die ab sofort digital erreichbar sind!
Liebe auf den ersten „Klick“ – digibase network trifft connect
Donald Duck und Daisy, William und Kate, Romeo und Julia – am Valentinstag denkt man gern an berühmte Liebespaare. Aber kennen Sie auch digibine und connectbert?
Als sich die beiden das erste Mal trafen, war sofort klar: diese Verbindung ist für die Zukunft gemacht. Zur gemeinsamen Leidenschaft für das Handwerk kam noch ein gemeinsames Ziel hinzu – 80 % weniger Büroaufwand.
Gemeinsamkeiten sind immer gut für eine Beziehung. digibine hat schon einige Jahre Erfahrung im Schornsteinfegerhandwerk gesammelt, und connectbert ist schon in 3. Generation eine Verwaltungssoftware! In Kombination ergeben die beiden also ein unschlagbares Team.
Manche nennen es vielleicht Liebe auf den ersten Blick, wir nennen es die perfekte Verbindung für das Schornsteinfegerhandwerk.
Jetzt aber mal Spaß beiseite: Bei dem Konzept und der Entwicklung unserer neuen Schornsteinfegersoftware connect*(*geplante Veröffentlichung 2021) wurde von vornherein eine enge Verknüpfung mit digibase angestrebt.
Und das sind die Vorteile:
Vorteil vor Ort – Alle Informationen zum Kunden sind gebündelt
Jeder Kunde ist automatisch sowohl in digibase als auch in connect angelegt und beide Bereiche sind direkt miteinander verbunden. Ein bidirektionaler Informationsaustausch ist damit erstmals möglich. Zum Beispiel werden in connect zu einem Kunden auch die relevanten Informationen aus digibase angezeigt. Somit haben Sie zu jeder Zeit (insbesondere vor Ort) alle Informationen zur Hand: ist der Kunde bereits bei digibase registriert? Empfängt er seine Post digital? Entsprechend können Sie den Kunden zielgerichtet informieren, die E-Mail-Adresse abfragen oder auf die Vorteile des digitalen Versands aufmerksam machen.
Vorteil Termine – Vereinbarung und Änderung im synchronisierten Kalender
Termine sind der Knackpunkt für ein effizientes Arbeiten in jedem Schornsteinfegerbetrieb. Terminvoranmeldungen, Absprachen oder Änderungen können über digibase an den Endkunden versendet werden. Über den bidirektionalen Informationsaustausch mit connect wird alles direkt im Kalender aller Mitarbeiter synchronisiert.
Vorteil Lastschrift – automatisch Mandate abschließen und anlegen
Das Abschließen und Einpflegen von Lastschriftmandaten ist über den bidirektionalen Informationsaustausch von digibase und connect vollständig automatisiert möglich. Endkunden haben bei jeder über digibase erhaltenen Rechnung die Möglichkeit, mit einem Klick ein Lastschriftmandat mit Ihrem Schornsteinfeger abzuschließen. Alle Mandate werden automatisch in connect angelegt und mit Informationen aus digibase synchronisiert.
Vorteil Verträge – mit einem Klick auf der sicheren Seite
Egal ob Bestätigung der Datenschutzerklärung oder Vertrag über die Durchführung freier Schornsteinfegertätigkeiten – alle Unterlagen können ganz bequem entweder über digibase, vor Ort oder über connect mit dem Endkunden abgeschlossen werden. Über den Informationsaustausch sind beide Systeme stets synchronisiert und über jede Aktivität informiert.
Interview mit Schornsteinfegermeister Pascal Gässler
Am 15.08.2018 ging unser neues digibase Plus Paket an den Start. Ein wichtiger Bestandteil unseres „rundum sorglos“ Pakets ist ein automatisierter Vertragsmechanismus. Das heißt: Alle wesentlichen Maßnahmen, die für Schornsteinfeger bezüglich DSGVO und Vertragsschließung mit Endkunden relevant sind, haben wir in digibase Plus integriert.
Wir wollten natürlich wissen, wie sich die automatisierten Verträge in der Praxis bewähren. Haben wir wirklich die relevanten Sachverhalte im Vertrag abgedeckt? Wie fügt sich der Mechanismus in den Arbeitsalltag ein? Und wie reagieren die Kunden? Diese und viele weitere Fragen wollten wir gerne aus erster Hand beantwortet wissen und freuten uns deshalb sehr, dass sich Schornsteinfegermeister Pascal Gässler, langjähriger Kunde und Nutzer des digibase Plus Pakets, für ein kleines Interview bereiterklärte und uns deshalb Ende Dezember in Stuttgart besuchte.
[vc_row][vc_column][vc_column_text] In unserem Plus Paket für Schornsteinfeger ist ein automatisierter Vertrags-Mechanismus enthalten. Das heißt: Alle wesentlichen Maßnahmen, die für Schornsteinfeger…
WeiterlesenUnd das waren seine Antworten auf unsere Fragen:
Herr Gässler, Sie nutzen in digibase den Vertragsmechanismus. Was hat Sie dazu veranlasst, mit Ihren Kunden Verträge für die freien Schornsteinfegerarbeiten abzuschließen?
„In erster Linie Kundenbindung und Rechtssicherheit.“
Haben Sie bereits früher (ohne digibase) Verträge mit Ihren Kunden abgeschlossen?
Nein, lediglich die Vereinbarungen.
Und warum nicht?
Die Umsetzung war mir zu schwierig und ohne Anwalt erschien mir die Umsetzung nicht wirklich rechtssicher.
Wie passt das Arbeiten mit dem digibase Vertragsmechanismus in Ihren Arbeitsablauf?
Eigentlich erledigt sich das von selbst, ohne dass ich noch etwas dafür tun muss. Es gibt jedoch pro Woche 1-2 Kunden, die den Vertrag schriftlich zugesandt haben möchten. Die Möglichkeit, eine Bildunterschrift zum Vertrag hinzuzufügen wäre schön, das fehlt noch.
Haben Sie bereits an dem Schulungsangebot “Vertragswesen und freie Schornsteinfegerarbeiten”, das über die Innung angeboten wird, teilgenommen?
Ja, ich habe an dem Angebot teilgenommen. Die ganze Thematik ist schwierig und es ist komplex, solche Verträge selbst zu gestalten.
Fühlen Sie sich mit dem automatisierten Vertragswesen in digibase “rechtssicher”?
Ja, sofern mir nichts anderes bekannt ist. Wichtig ist doch, etwas zu unternehmen um sich abzusichern. Fehler werden in der heutigen Zeit überall gemacht. Ob bzw. wie sicher diese Verträge sind, wird sich in der Zukunft zeigen.
Haben Sie sich bereits vor der Verwendung mit den Themen Verträge & DSGVO auseinandergesetzt?
Ja, auf Schulungen. Auch beim Datenschutz gilt: wichtig ist, etwas zu unternehmen. Fehler dürfen gemacht werden, nur gar nichts machen ist falsch.
Wie hätten Sie ohne digibase die Anforderungen der DSGVO umgesetzt?
Das ist eine gute Frage. Wahrscheinlich hätte ich erst mal abgewartet um zu sehen, wie es andere umsetzen.
Gibt es Rückmeldungen von Ihren Kunden?
Jeder ist heutzutage gewohnt, überall irgendwas unterschreiben zu müssen, z.B. beim Arzt. Meiner Meinung nach will der Großteil der Kunden mit dem ganzen Thema nichts zu tun haben. Die Schornsteinfegerarbeiten sollen erledigt werden, ohne dass der Kunde sich weiter darum kümmern muss. Direkte Rückfragen gibt es selten.
Wie reagieren Ihre Kunden darauf, wenn Sie mit ihnen Verträge für die freien Schornsteinfegerarbeiten abschließen?
Die Kunden stehen dem positiv gegenüber. Die Zahlen von 139 Verträgen in 2 Monaten sprechen für sich. Dazu kommen noch ca. 10 schriftliche Anforderungen, die sogar alle zurück kamen ohne vorfrankierte Rückumschläge! Wenn man den „fast null“ Aufwand beachtet, ist das ein sehr gutes Resultat, ohne die Kunden aktiv darauf anzusprechen.
Wir wollten mit dem Vertragsmechanismus die Themen DSGVO & Verträge unter einen Hut bringen und in Ihren Arbeitsablauf als Schornsteinfeger integrieren. Haben wir das geschafft?
Ich sage mal ja, würde mir aber wünschen, dass der Kunde sich in digibase den Vertrag selbst schriftlich zuschicken kann, wenn er das möchte.
Was würden Sie noch gerne ergänzen bzw verbessern?
Bildunterschrift, vorfrankierte Rückumschläge, evtl die Zuordnung der Gebäude zum Vertrag. Es ist ja so, dass wenn ein Eigentümer mehrere Schornsteinfeger hat, das nicht klar geregelt ist, welche Liegenschaft wem zuzuordnen ist.
Würden Sie den Vertragsmechanismus Ihren Schornsteinfeger-Kollegen empfehlen?
Nach jetzigem Stand auf jeden Fall.
An dieser Stelle noch einmal herzlichen Dank an Herr Gässler! Das Interview war für uns sehr spannend und informativ. Die Rückmeldungen aus erster Hand helfen uns immer sehr, unsere Produkte stetig zu verbessern. Wir sind uns sicher: Der digibase Vertragsmechanismus wird sich in der nächsten Zeit noch weiter entwickeln. Anlass ist der aktuelle Newletter des ZIV (01/2019). Die entsprechenden Anforderungen werden wir so schnell wie möglich umsetzen.
Herzliche Grüße aus Stuttgart,
Ihr digibase Team
[vc_row][vc_column][vc_column_text] Vereinfachen Sie mit digibase Ihren Büroalltag! Dass Sie mit digibase mit einem Klick Ihre Post erledigen können, wissen Sie…
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Ab sofort steckt im neuen digibase Plus Paket alles drin, was Steuerberater und Rechtsanwälte für Ihre digitale Kanzlei benötigen.
Digitaler Belegtransfer
Der digitale Versand von vertraulichen bzw. sensiblen Dokumenten per E-Mail kann aus Datenschutzgründen eigentlich nicht ruhigen Gewissens erfolgen, da die Dokumente unverschlüsselt vorliegen und somit vor Missbrauch nicht geschützt sind. Zudem hat immer nur ein Mitarbeiter Zugriff auf die Dokumente, was eine Zusammenarbeit mit anderen Ansprechpartnern erschwert.
Mit dem digitalen Dokumententransfer von digibase können Dokumente sicher und einheitlich zwischen Mandanten und den Ansprechpartnern in der Kanzlei ausgetauscht werden.
- sicher: verschlüsselt
- einheitlich: jeder autorisierte Mitarbeiter hat Zugriff auf die Dokumente
Vorteile
- Jeder Mitarbeiter (mit digibase Zugang) hat Zugriff auf die Belege. So kann auch reibungslos weiter gearbeitet werden, wenn ein Kollege einmal krank oder im Urlaub ist.
- Schnelle Interaktion – Belege und Dokumente können per Klick von Ihren Mandanten angefordert werden.
- Zentraler Belegeingang – Belege werden in digibase an einer Stelle gesammelt.
- Einfaches Exportieren – Übermitteln Sie alle Dokumente gebündelt und vorsortiert nach Mandant und Steuerjahr.
- Datensicherheit – verschlüsselte Dokumente bei digibase: nicht nur im Postversand, sondern selbstverständlich auch bei der Belegübermittlung
Vorteile für Ihre Mandanten
- Einfach zu nutzen, keine komplexe Verschlagwortung
- Notizen zu Dokumenten können ganz einfach hinzugefügt oder Dateinamen angepasst werden.
- Zentrale Kommunikationsplattform für Mandant und Steuerberater
Ist es Ihnen vielleicht schon einmal selbst passiert? Sie haben einem Kunden eine Rechnung per E-Mail geschickt, doch die Rechnung wurde nicht bezahlt. Kam sie gar nicht an? Oder landete sie möglicherweise im SPAM? Die Mahnung, die folgt, führt beim Kunden oft zu großer Verärgerung, weil er von der Rechnung gar nichts wusste. Dabei reichen einige wenige Kunden schon aus, bei denen so etwas passiert – Sie haben es mit extremer Kundenunzufriedenheit zu tun, die Sie in Ihrem Tagesgeschäft aufhält und die eigentlich vermeidbar gewesen wäre.
E-Mail mit Rechnung als PDF im Anhang
Enthält eine E-Mail eine Rechnung als PDF im Anhang und wird verschickt, ergeben sich sofort folgende Probleme:
Eine E-Mail und alle enthaltenen Daten sind in der Regel unverschlüsselt. Für Betrüger ist es ein Kinderspiel, sich hier einzuklinken. So geraten sensible Daten in falsche Hände. Jede unverschlüsselte E-Mail kann während des Transports kopiert, ausgewertet und verändert werden.
Wenn Sie einem Kunden eine Rechnung als PDF per E-Mail schicken, geben Sie die Daten zudem „an einen Dritten“, nämlich den E-Mail-Provider weiter. Das ist so nicht zulässig. Oder haben Sie etwa eine Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO mit Ihrem E-Mail-Provider geschlossen? Dazu kommt, dass der E-Mail-Provider des Empfängers ebenso Zugriff auf die Daten hat.
E-Mail mit Link zur Rechnung
Enthält die E-Mail einen Link zu einer Rechnung, wird es noch viel schwieriger. Die Rechnung liegt dann z.B. auf dem Server eines Versand-Anbieters. So auch bei unserem Produkt digibase. Der Mechanismus, der dahintersteckt, ist jedoch komplex und der Versand-Anbieter muss vielen datenschutzrechtlichen Anforderungen gerecht werden. Deshalb ist Heilmann Software, wie andere seriöse Anbieter auch, u.a. TÜV-zertifiziert nach ISO 27001 (Informationssicherheits- management).
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Zusätzlich muss der Absender eine Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO mit dem Versand-Anbieter abschließen. Es gibt auch nicht zertifizierte Versand-Anbieter, also aufgepasst! Auch wenn die Versand-Mechanismen sich auf den ersten Blick ähneln: Link ist nicht gleich Link! Da lohnt es sich auf jeden Fall, mal etwas genauer nachzufragen. Auf welchem Server liegen meine Daten? Und wer ist eigentlich der Anbieter des Mechanismus? Denn am Ende werden Sie als Absender belangt, wenn die Daten nicht rechtssicher verarbeitet werden. Und als Empfänger einer solchen E-Mail wollen Sie ja auch sicher sein, dass mit Ihren Daten sorgsam umgegangen wird.
Rechnung in digitaler Form – oft nur mit dem OK des Empfängers!
Egal ob PDF oder Link und ZUSÄTZLICH zu der Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO, den der Absender entweder mit seinem E-Mail-Provider oder dem Anbieter des Postsendemechanismus abschließen muss – ohne das ZUSÄTZLICHE Einverständnis des Empfängers läuft oft nichts. Nur wenn der Empfänger aktiv z.B. einen Button „AGB akzeptieren“ beim Öffnen des Links klickt, ist der Absender auf der sicheren Seite.
Rechtssichere Archivierung – Ausdrucken reicht leider nicht aus
Anders als bei privater Post ist es bei Geschäftspost für die Buchhaltung wichtig, alle Dokumente rechtssicher zu archivieren. Viele Empfänger drucken deshalb die Dokumente aus und legen sie im Ordner ab. Das ist aber leider nicht ausreichend. Eine digitale Rechnung muss 10 Jahre im Originalformat bzw. in einem speziellen Format zur Langzeitarchivierung gespeichert werden. Ganz schön aufwendig, dies im eigenen E-Mail-Account zu gewährleisten.
Wie Sie sehen, ist der digitale Versand von Geschäftspost alles andere als einfach. Genau deshalb haben wir digibase entwickelt! Alle oben genannten Sachverhalte sind grundlegend in digibase gelöst.
Das bedeutet für Sie: ein „Rundum Sorglos-Paket“ für den Versand ihrer Geschäftspost. Einfacher geht es wirklich nicht…
Sie würden niemals Geschäftspost per E-Mail verschicken? Wir auch nicht! Genau deshalb haben wir digibase entwickelt – eine sichere und clevere Alternative zum E-Mailversand.
Warum ist digibase sicherer als E-Mail?
Stellen Sie sich digibase wie ein Schließfach vor. Sie deponieren dort Ihre Post – Ihr Empfänger holt sie sich ab. Das einzige, was Sie per E-Mail an Ihren Adressaten versenden, ist eine Benachrichtigung, dass er Post erhalten hat. Über einen Link in der Benachrichtigung kann Ihr Adressat dann unkompliziert seine Post abrufen. Die Post selbst oder andere personenbezogene Daten sind in der E-Mail nicht enthalten.
Um Ihre Informationen noch besser zu schützen, ist Ihre Post verschlüsselt. Personenbezogene Daten werden auf diese Weise bei digibase vor der Weitergabe an Dritte geschützt.
Weshalb sind E-Mails eigentlich so leicht zu knacken?
Auf dem Weg zum Empfänger durchläuft eine E-Mail viele Server und wird bei den entsprechenden Providern oftmals im Klartext gespeichert. Für Betrüger ist es ein Kinderspiel, sich hier einzuklinken. So geraten sensible Daten in falsche Hände. Jede unverschlüsselte E-Mail kann während des Transports kopiert, ausgewertet und verändert werden. Es drohen Imageschäden und finanzielle Verluste.
Welche Risiken lauern bei den Maildiensten selbst?
Viele Maildienste werten E-Mails für Werbungszwecke aus. Das ist der Grund, weshalb sie kostenfrei nutzbar sind. In den Geschäftsbedingungen ist dies zwar aufgeführt – aber kaum ein Nutzer liest diese Verträge wirklich gründlich. Die Maildienste können personenbezogene Daten also ganz legal auswerten und weitergeben. Die Nutzer werden transparent.
Datenschutz ist doch ein Grundrecht. Kann ich das von meinem Provider nicht einfordern?
Das ist tatsächlich möglich. Es ist jedoch aufwändig und bringt wenig: Nur wenn der Absender einer E-Mail mit dem von ihm genutzten Maildienst (Provider) eine Vereinbarung zur Auftragsdatenverarbeitung nach § 11 BDSG (Bundesdatenschutzgesetz) schließt, sind bei diesem Provider die Daten geschützt. Allerdings hat der Provider des Empfängers weiterhin Zugriff auf die Daten.
digibase hingegen hat sich vertraglich zur Auftragsdatenverarbeitung nach § 11 BDSG verpflichtet.
So kommt Ihre Rechnung an!
Ja, es gibt ihn: Den Kunden, der eine E-Mail-Benachrichtigung einfach wegklickt. Aber soll man wegen einzelnen Verweigerern beim kostspieligen Versand per Papierpost bleiben? Der Großteil der Kunden akzeptiert den digitalen Versand nämlich sehr gut.
Digibase hat für diese Fälle eine einfache Lösung entwickelt:
- Als Sender erkennen Sie im Postausgang, ob ihre digitale Post geöffnet wird. Reagiert Ihr Kunde nicht, bekommt er automatisch von digibase einen Papierbrief nachgesendet.
- Der Vorteil: Sie steigen schrittweise in die digitale Post ein und bedienen für einige Zeit beide Kanäle. Das ist dennoch günstiger, als die gesamte Post in Papierbriefen zu versenden. Eine geniale Lösung!
Rechtlich auf der sicheren Seite
Rechnungen per E-Mail versenden? Das ist nicht nur unsicher, sondern auch juristisch problematisch. Auch hier bietet digibase eine einfache Lösung.
Zunächst aber die Gesetzeslage: Wer eine Rechnung per E-Mail zustellen möchte, muss eine Reihe von Vorgaben erfüllen. Zunächst muss er vom Empfänger eine Zustimmung für den Versand der Rechnung per E-Mail einholen. Ist im Schreiben Werbung enthalten, ist eine zusätzliche Einwilligung des Empfängers notwendig. (§ 14 Abs. 1 S. 7 UStG). Verlangt wird außerdem eine eindeutige Identität des Rechnungsausstellers, die Unversehrtheit sowie Lesbarkeit des Inhalts.
E-Mails erfüllen diese Kriterien nur durch aufwändige Zusatzverfahren. Besonders die rechtssichere Archivierung ist problematisch (§ 14 Abs. 1 S. 2 UStG). Einfach so die E-Mail auf einer Festplatte zu sichern, reicht nicht aus.
Mit digibase werden Sie all diesen rechtlichen Anforderungen entspannt gerecht: Rechnungen und andere Dokumente können bei digibase nur vom Absender übermittelt und vom Empfänger entschlüsselt und abgerufen werden. Das bedeutet: digibase ist ein geschlossenes System. Die Herkunft und Unversehrtheit einer Rechnung ist damit absolut sichergestellt. Die Lesbarkeit und die rechtssichere Archivierung des Inhalts wird garantiert durch die automatische Konvertierung in ein spezielles Format zur Langzeitarchivierung digitaler Dokumente (PDF/A Standard). Alle relevanten Sachverhalte sind grundlegend in den AGB geregelt. Einfacher geht es nicht!