Gemeinsam mit Ihnen konnten wir eine neue Rekordmarke im Jahr 2019 aufstellen – 350.000 digitale Briefe! Im Vergleich zu 2018 ist das ein Plus von weiteren 50 % – und dafür möchten wir uns ganz herzlich bei Ihnen bedanken!

3.500 Bäume für „Plant for the Planet“

Mit den 350.000 digitalen Briefen haben wir gemeinsam mit Ihnen einen tollen Beitrag zum Umweltschutz geleistet: Jede Menge Ressourcen wie Holz, Wasser und Energie konnten eingespart werden. Da setzen wir noch eins drauf und bedanken uns mit 3.500 Bäumen für das Projekt „Plant for the Planet“.

Angefangen hat alles mit einem Schulreferat – heute ist Plant-for-the-Planet eine globale Bewegung mit einem großen Ziel: auf der ganzen Welt Bäume pflanzen, um die Klimakrise zu bekämpfen.

www.plant-for-the-planet.org

2020 – Achtung, neues Rekordjahr in Sicht!

Das alles ist für uns jedoch kein Grund, die Füße hoch zu legen – in 2020 geht noch einiges mehr: Mit unserer neuen digitalen Versandart digibase Routing, neuen Features für Immobilieneigentümer sowie stetig wachsenden Nutzerzahlen werden wir gemeinsam mit Ihnen 2019 noch übertreffen.

Die Großen sind am Start – mit digibase Routing

Mit unserer neuen digitalen Versandart digibase Routing haben wir die Anbindung von Großkunden aus der Immobilienwirtschaft automatisiert. So lässt sich die Digitalisierungsquote vor allem in Städten in Zukunft enorm steigern. Große Unternehmen wie Vonovia und vielen andere sind bereits am Start und das bedeutet für Sie: Viele weitere zehntausende Liegenschaften, die ab sofort digital erreichbar sind!

digibase Magazin Banner - Wohnungswirtschaft

Das Zeitalter der Digitalisierung schreitet mächtig voran. Wer dabei Prozesse wie „die Zukunft der Post“, Digitalisierung von Kunden- und Geschäftsbeziehungen oder Auftragsdatenverarbeitung mitgestalten möchte, muss sich bei Verbrauchern unweigerlich ein enormes Maß an Vertrauen erarbeiten. 

Hierfür ist es für Unternehmen unerlässlich, sich von einer unabhängigen, externen Instanz eine Bestätigung bezüglich Informationssicherheit und Qualitätsmanagement einzuholen – schon allein deshalb, um eine mögliche „Betriebsblindheit“ zu überwinden 

Mit den strengen Vorgaben der Richtlinie DIN ISO 27001 und der Richtlinie DIN ISO 9001 konnten wir Informationssicherheit und Qualitätsmanagement in unserer Organisationsstruktur grundlegend verankern. Alle Prozessabläufe sind nach diesen Maßgaben geprüft und zertifiziert.

Nur rund 400 Unternehmen in Deutschland verfügen über die Kombination beider Zertifikate. Darauf sind wir besonders stolz.

Sie würden niemals Geschäftspost per E-Mail verschicken? Wir auch nicht! Genau deshalb haben wir digibase entwickelt – eine sichere und clevere Alternative zum E-Mailversand.

Warum ist digibase sicherer als E-Mail?

Stellen Sie sich digibase wie ein Schließfach vor. Sie deponieren dort Ihre Post – Ihr Empfänger holt sie sich ab. Das einzige, was Sie per E-Mail an Ihren Adressaten versenden, ist eine Benachrichtigung, dass er Post erhalten hat. Über einen Link in der Benachrichtigung kann Ihr Adressat dann unkompliziert seine Post abrufen. Die Post selbst oder andere personenbezogene Daten sind in der E-Mail nicht enthalten.

Um Ihre Informationen noch besser zu schützen, ist Ihre Post verschlüsselt. Personenbezogene Daten werden auf diese Weise bei digibase vor der Weitergabe an Dritte geschützt. 

Icon digibase - Heilmann Software

Weshalb sind E-Mails eigentlich so leicht zu knacken?

Auf dem Weg zum Empfänger durchläuft eine E-Mail viele Server und wird bei den entsprechenden Providern oftmals im Klartext gespeichert. Für Betrüger ist es ein Kinderspiel, sich hier einzuklinken. So geraten sensible Daten in falsche Hände. Jede unverschlüsselte E-Mail kann während des Transports kopiert, ausgewertet und verändert werden. Es drohen Imageschäden und finanzielle Verluste.

Welche Risiken lauern bei den Maildiensten selbst?

Viele Maildienste werten E-Mails für Werbungszwecke aus. Das ist der Grund, weshalb sie kostenfrei nutzbar sind. In den Geschäftsbedingungen ist dies zwar aufgeführt – aber kaum ein Nutzer liest diese Verträge wirklich gründlich. Die Maildienste können personenbezogene Daten also ganz legal auswerten und weitergeben. Die Nutzer werden transparent.

Datenschutz ist doch ein Grundrecht. Kann ich das von meinem Provider nicht einfordern?

Das ist tatsächlich möglich. Es ist jedoch aufwändig und bringt wenig: Nur wenn der Absender einer E-Mail mit dem von ihm genutzten Maildienst (Provider) eine Vereinbarung zur Auftragsdatenverarbeitung nach § 11 BDSG (Bundesdatenschutzgesetz) schließt, sind bei diesem Provider die Daten geschützt. Allerdings hat der Provider des Empfängers weiterhin Zugriff auf die Daten.

digibase hingegen hat sich vertraglich zur Auftragsdatenverarbeitung nach § 11 BDSG verpflichtet.

So kommt Ihre Rechnung an!

Ja, es gibt ihn: Den Kunden, der eine E-Mail-Benachrichtigung einfach wegklickt. Aber soll man wegen einzelnen Verweigerern beim kostspieligen Versand per Papierpost bleiben? Der Großteil der Kunden akzeptiert den digitalen Versand nämlich sehr gut.

Digibase hat für diese Fälle eine einfache Lösung entwickelt:

  • Als Sender erkennen Sie im Postausgang, ob ihre digitale Post geöffnet wird. Reagiert Ihr Kunde nicht, bekommt er automatisch von digibase einen Papierbrief nachgesendet.
  • Der Vorteil: Sie steigen schrittweise in die digitale Post ein und bedienen für einige Zeit beide Kanäle. Das ist dennoch günstiger, als die gesamte Post in Papierbriefen zu versenden. Eine geniale Lösung!

Rechtlich auf der sicheren Seite

Rechnungen per E-Mail versenden? Das ist nicht nur unsicher, sondern auch juristisch problematisch. Auch hier bietet digibase eine einfache Lösung.

Zunächst aber die Gesetzeslage: Wer eine Rechnung per E-Mail zustellen möchte, muss eine Reihe von Vorgaben erfüllen. Zunächst muss er vom Empfänger eine Zustimmung für den Versand der Rechnung per E-Mail einholen. Ist im Schreiben Werbung enthalten, ist eine zusätzliche Einwilligung des Empfängers notwendig. (§ 14 Abs. 1 S. 7 UStG). Verlangt wird außerdem eine eindeutige Identität des Rechnungsausstellers, die Unversehrtheit sowie Lesbarkeit des Inhalts.

E-Mails erfüllen diese Kriterien nur durch aufwändige Zusatzverfahren. Besonders die rechtssichere Archivierung ist problematisch (§ 14 Abs. 1 S. 2 UStG). Einfach so die E-Mail auf einer Festplatte zu sichern, reicht nicht aus.

Mit digibase werden Sie all diesen rechtlichen Anforderungen entspannt gerecht: Rechnungen und andere Dokumente können bei digibase nur vom Absender übermittelt und vom Empfänger entschlüsselt und abgerufen werden. Das bedeutet: digibase ist ein geschlossenes System. Die Herkunft und Unversehrtheit einer Rechnung ist damit absolut sichergestellt. Die Lesbarkeit und die rechtssichere Archivierung des Inhalts wird garantiert durch die automatische Konvertierung in ein spezielles Format zur Langzeitarchivierung digitaler Dokumente (PDF/A Standard). Alle relevanten Sachverhalte sind grundlegend in den AGB geregelt. Einfacher geht es nicht!