Vereinfachen Sie mit digibase Ihren Büroalltag!

Dass Sie mit digibase mit einem Klick Ihre Post erledigen können, wissen Sie ja vielleicht schon. Mittlerweile sind aber viele weitere Funktionalitäten hinzugekommen, alle maßgeschneidert für das Schornsteinfegerhandwerk 4.0.

Postversand

Mit digibase versenden Sie Ihre Geschäftspost ganz bequem von Ihrem Schreibtisch aus, egal ob postalisch oder digital. Falzen, Kuvertieren und der Weg zur Post entfällt – damit lässt sich viel Zeit einsparen.

Ein Klick, und Ihre Briefe gelangen auf dem gewünschten Weg zum Empfänger. Die E-Mail-Adresse eines Kunden reicht aus, um den digitalen Versandweg zu nutzen – damit reduzieren Sie Ihre Portokosten, sparen Papier und leisten damit einen kleinen Beitrag zum Umweltschutz. Bei der klassischen Postzustellung werden Ihre Briefe in einem Briefdruckzentrum verarbeitet. Unsere Großkundenrabatte auf das Briefporto reichen wir dabei an Sie weiter.

Screenshot digibase network - Postausgang digitalisieren

Perfekt an das Schornsteinfegerhandwerk angepasst:

  • Schornsteinfeger-Logo auf Briefumschlag und Briefkopf
  • Sortierte Dokumente (Rechnungen, Messbescheinigungen, Feuerstätten bescheide, Fristen etc.)
  • Erkennung und Gliederung (Liegenschaften, Mieteinheiten, Dokumenttypen)
  • Beilagen-Manager
  • Schornsteinfeger Drucksachen: Briefpapier, Beilagen, Briefumschlag, Online-Profil im einheitlichen, professionellen Design (im Plus Paket)
Der Meilenstein beim Postversand an Großkunden aus der Immobilienwirtschaft. Wir erkennen Dokumenttypen bzw. Liegenschaften und stellen die E-Mails genau nach den Bedürfnissen der Empfänger zusammen.
Viele Ihrer Kunden freuen sich über die Möglichkeit, Dokumente digital zu empfangen. Eine Frage wird uns aber immer öfter gestellt: „Und wie kann ich meinem Schornsteinfeger jetzt antworten?“
Nicht nur beim Thema Datenschutz, auch in anderen unternehmerisch relevanten Bereichen wird es immer wichtiger, sich zuverlässig vertraglich abzusichern – am besten automatisiert und in digitaler Form.
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digibase Pay

Mit unserer Bezahlfunktion können Rechnungen per Klick beglichen werden. Die entsprechenden Rechnungsdaten (Netto-/Bruttobetrag, Verwendungszweck etc.) werden erkannt und liegen beim Zahlungsvorgang bereits vor.

digibase routing – Unser Service zur Anbindung von Großkunden aus der Immobilienwirtschaft.

Viele Großkunden haben automatisierte Posteingänge für Rechnungen und Protokolle. Leider mussten die Dokumente hierfür oft mühevoll konfiguriert und zusammengestellt werden.

Ein Klick, und alle Dokumente landen genau da, wo sie hingehören.

Diesen Aufwand haben wir jetzt für Sie automatisiert. Wir erkennen Dokumenttypen bzw. Liegenschaften und stellen die E-Mails genau nach den Bedürfnissen der Empfänger zusammen.

Mit digibase Routing lässt sich die Digitalisierungsquote vor allem in Städten enorm steigern – Da freut sich Ihr Großkunde, Ihre Portokasse und wie wir hoffen, freuen Sie sich vielleicht auch…

  • Schnellere Zahlungsabwicklung – Ihre Rechnungen landen genau da, wo sie hingehören
  • Einfache Anbindung an Großkunden
  • hohe Digitalisierungsquote, speziell in Städten
  • Porto-Einsparung durch digitalen Versand

Die Großen sind am Start!

Vielleicht haben Sie es ja schon gesehen: Die Versandart Routing ist bereits für einige Großkunden aktiviert. Darunter befinden sich z. B. die Energieversorger EWE , envia Mitteldeutsche Energie AG und Bayernwerke aber auch viele Wohnungsunternehmen und Hausverwaltungen wie meravis und kfh Immobilienmanagement.

Machen Sie mit! 

Mit Ihrer Unterstützung können wir unsere Liste der Routing-Empfänger schnell erweitern. Meist stellen Großkunden Ihren Dienstleistern ein sogenanntes „Merkblatt elektronische Rechnungsstellung“ zur Verfügung. Um die neue Versandart „digibase Routing“ für den entsprechenden Großkunden einrichten zu können, benötigen wir genau dieses Merkblatt – am besten auch einen persönlichen Ansprechpartner im Unternehmen.

Fragen Sie doch bei Ihren Großkunden an, ob sie automatisierte E-Mail-Eingänge z.B. für Rechnungen oder andere Dokumente haben – alles weitere übernehmen wir!

In unserem Plus Paket für Schornsteinfeger ist ein automatisierter Vertrags-Mechanismus enthalten. Das heißt: Alle wesentlichen Maßnahmen, die für Schornsteinfeger bezüglich DSGVO und Vertragsschließung mit Endkunden relevant sind, haben wir in digibase Plus integriert (angelehnt an die Checkliste des ZIV, Newsletter 05/2018).

In digitaler Form bestätigt der Kunde per Klick, im Papierbrief wird er darauf hingewiesen, den Vertrag digital zu unterzeichnen. Für die Kunden, die nach wie vor alles auf Papier haben wollen, steht der Vertrag selbstverständlich zum Ausdruck zur Verfügung.

Sieben auf einen Streich – diese Probleme haben Sie vom Tisch:

1.      Informationspflicht 

Sie als Schornsteinfeger müssen Ihre Kunden darüber informieren, dass personenbezogene Daten verarbeitet und gespeichert werden.

Mit digibase Plus kommen Sie dieser Informationspflicht automatisch mit jedem Brief nach, egal ob Papier oder digital.

2.      Nachweispflicht

Mit der neuen DSGVO müssen Sie nachweisen können, wann und wie Sie mit Ihren Kunden die Datenerhebung geregelt haben. Gar nicht so einfach, wenn Sie alles von Hand dokumentieren. Mit unserem Vertragsmechanismus geht das automatisch – alle Vorgänge wie z. B. Einwilligungen werden nachvollziehbar und belegbar protokolliert.

3.      Auskunftsplicht

Ja, es gibt ihn: Der Kunde, der ganz genau wissen will, was mit seinen Daten passiert. Das kann einen schon mal richtig ins Schwitzen bringen.

Mit digibase Plus kann dieser Auskunftspflicht per Knopfdruck nachgekommen werden.

4.      Preisregelung 

Auch in unserem Vertrag enthalten: eine Klausel zur Regelung des Arbeitswert-Faktors. So können die Preise wieder wie früher ganz offiziell am Jahresanfang angepasst werden.

5.      Haftungsausschluss

Ohne einen bestehenden Vertrag haftet jeder Schornsteinfeger vollumfänglich für seine Tätigkeiten. Mit dem automatisierten Vertragsabschluss kann ab sofort eine Haftung soweit wie möglich ausgeschlossen werden.

6.      Unveränderlichkeit von Dokumenten

Alle über digibase versendete Dokumente sind in PDF/A Format dauerhaft archiviert. Eine nachträgliche Veränderung ist damit ausgeschlossen.

7.      Keine Weitergabe an Dritte

Anders als beim normalen E-Mail-Versand werden bei der Nutzung von digibase KEINE Daten an Dritte weitergegeben. Hierfür schließen wir automatisch eine Vereinbarung zur Auftragsdatenverarbeitung ab.

Wir finden: Unser „Rundum-sorglos-Paket“ kann sich durchaus sehen lassen, sodass sich Schornsteinfegerbetriebe gemäß unserer Vision „80% weniger Büroaufwand“ künftig wieder um die wesentlichen Dinge kümmern können.

Sie möchten mehr erfahren?

Gerne beraten wir Sie unverbindlich zu unserem Plus Paket und den neuen Möglichkeiten rund ums Vertragsmanagement.

 

 

connect auf dem Prüfstand!

Wir haben connect bisher in unserem Büro in Stuttgart unter „Laborbedingungen“ entwickelt. Das dümmste, was dabei passieren kann, ist connect am Markt vorbei zu entwickeln. Deshalb standen wir von Anfang an eng mit unseren Kunden in Kontakt und wollen wissen, wo der Schuh drückt.

connect – mit unseren Freunden in der Testphase

Mit über 30 innovativ denkenden Schornsteinfegern, die sich freundlicherweise dazu bereit erklärt haben, connect auf Herz und Nieren zu prüfen, stehen wir durchgehend in Kontakt. Dabei war uns wichtig, dass unsere Tester auch wirklich alle Facetten des Schornsteinfegerhandwerks abdecken: Unterschiedliche Altersgruppen von 25 bis 60 Jahre, egal ob Stadt, Land oder ein gemischter Bezirk, und vor allem auch unterschiedliche Softwareanbieter – diese Testgruppe bietet uns den perfekten Marktüberblick.

Seit drei Wochen wird connect mit Echtdaten (bisher Futura und ODAV) getestet und entsprechend auch schon optimiert – den kritischen Augen unserer Tester entgeht natürlich nichts und wir bekommen noch einige Hausaufgaben. Wir arbeiten eng zusammen und haben Spaß dabei – daher nennen wir diese spezielle Testgruppe auch Freundeskreis.

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Freundeskreis-Treffen in Stuttgart

Am 05. Mai war es endlich soweit und wir konnten unseren Freundeskreis hier in Stuttgart persönlich begrüßen. An zwei arbeitsintensiven und sehr informativen Tagen haben wir gemeinsam in Workshops an den Datenkonvertierungen sowie Arbeitsabläufen und Prozessen gearbeitet. Viele Ideen und Optimierungswünsche kamen auf. Jetzt nehmen wir uns die Zeit, diese Optimierungen einzuarbeiten – mit dabei sind bspw. die Gebäudeübersicht, noch einfachere Terminanmeldungen und wesentliche Verbesserungen in den Gebäudekärtchen. Zum Bundesverbandstag in Lübeck haben wir auch diese Optimierungen am Start. Zudem wird eine weitere Gruppe aus unserem Freundeskreis mit einem Testlauf starten.

BVT und Start der zweiten Phase

Die connect-Version, die wir auf den diesjährigen BVT mitbringen werden, enthält bereits alle Optimierungen aus der aktuellen Testphase. In den Wochen nach dem BVT werden wir in die zweite Optimierungsphase starten und connect für den Livetest im Juli vorbereiten.

Die Softwaretester für Gruppen starten!

Im Anschluss werden wir auch alle weiteren Softwaretester (siehe Artikel Softwaretester Gruppen) mit connect ausstatten. Mit bereits über 50 Registrierungen von Testern, die connect auf Tauglichkeit für Ihre Gruppe auf Herz und Nieren prüfen, starten wir in die letzte Phase des Tests. Dabei wird auch der erste Schornsteinfeger oder Kaminkehrer aktiv im Arbeitsalltag mit connect starten.

Werden Sie Softwaretester für Ihre Gruppe

Wir suchen alle IT-affinen Schornsteinfeger, Software-Gurus und Teckies, die in Kreisgruppen, Innungen, Schulungsstellen oder sonstigen Gruppen integriert sind.

Wir suchen Sie als Tester für Ihre Gruppe!

Die Nachfrage, als connect-Tester für uns zu fungieren war riesengroß – zu groß für uns, und wir hätten eine optimale Betreuung aller Tester nicht gewährleisten können. Aus diesem Grund liefern wir auch keine Demoversion an alle Interessenten aus.

Deshalb haben wir uns für folgendes Vorgehen entschieden:

Wir suchen alle IT-affinen Schornsteinfeger, Software-Gurus und Teckies, die in Kreisgruppen, Innungen, Schulungsstellen oder sonstigen Gruppen integriert sind.

Bestimmen Sie für Ihre Gruppe den IT- bzw. Softwareexperten, um connect mit Echtdaten für Ihre Gruppe zu testen. Im Anschluss an den erfolgreichen Test bieten wir eine gemeinsame Online-Veranstaltung für alle Mitglieder der Gruppe an.

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Datenübernahme war gestern – Hier kommt die Frischekur für Ihre Daten!

Aus 30 Jahren Erfahrung wissen wir: Die verlustfreie Datenübernahme aus den Altsystemen ist unabdingbar beim Wechsel zu einer neuen Software. Aber „verlustfrei“ ist uns nicht gut genug. Denn in den alten Softwaremonstern kann alles eingetragen werden – ohne Zusammenhang und ohne Struktur.

Deshalb haben wir entschieden: Eine Frischekur wird bei der Übernahme Ihrer Daten benötigt. connect ist hoch automatisiert und benötigt eine entsprechend gepflegte und saubere Datenbank. Viele Daten müssen neu berechnet und auf Plausibilitäten gecheckt werden. Die Entwicklung unserer Frischekur hat zwar Zeit gekostet – aber es hat sich gelohnt.

  • Nicht an senkrechten Teilen zugeordnete Feuerstätten werden wir, wenn es von der Belegung her klar ist, automatisch zuweisen.
  • Fehlende Daten werden während der Konvertierung bestmöglich aus verschiedenen Quellen abgeleitet (wie z. B. Gebühren) und auf Plausibilität geprüft.
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Jedes Gebäude wird als ganze Einheit beleuchtet und validiert. Bei Unstimmigkeiten werden diese in die 3 Stufen (Fehler, Warnung und Hinweis) eingeordnet und hinterlegt.

 

  • Fehler müssen vor dem Start mit connect behoben werden. Das sind bspw. fehlende Fristen im Feuerstättenbescheid oder nicht zugeordnete Feuerstätten am senkrechten Teil.
  • Warnungen sind Probleme, die sich durch eine Korrektur vor Ort abstellen lassen. Darunter fallen u. a. fehlende Angaben zu einer Adresse oder Angaben zum Wärmetauscher (Hersteller, Typ etc).
  • Hinweise sind einmalige Informationen zur automatischen Korrektur der Konvertierung. Damit lässt sich der Verlauf der Korrektur transparent nachvollziehen.

Mit digibase fing alles an…

…und digibase erledigt Post – das wissen mittlerweile viele Schornsteinfeger und haben im Jahr 2021 einen neuen Rekord aufgestellt: Insgesamt wurden über 850.000 digitale Briefe mit digibase network versendet!

Mittlerweile ist aus digibase aber eine ganze Produktfamilie entstanden. Unser Fokus dabei:

Eine einfache und komfortable Digitalisierung Ihrer Kundenbeziehungen – und das eben nicht nur in Sachen Post, sondern auch in vielen anderen Bereichen Ihres Arbeitsalltags!

digibase home und digibase network – Von uns gedacht, für das Schornsteinfegerhandwerk wie gemacht!

Wenn Sie mit digibase network Post an Ihre Kunden versenden, erhalten diese automatisch die kostenfreie App digibase home. Damit können Dokumente digital empfangen und Rechnungen direkt bezahlt werden. Hat Ihr Kunde eine Frage zu einer Rechnung oder sonstigem Dokument, kann er direkt mit digibase home Kontakt zu Ihnen aufnehmen.

digibase home 2023 – Mehrwert für Ihre Kunden!

Bald geht es los: 2023 werden wir mit der Weiterentwicklung unserer digibase home App beginnen. Und wieder einmal haben wir uns große Ziele gesteckt: Mit der neuen Version wollen wir den Markt für Immobilien-Apps revolutionieren! Egal ob Modernisierung im Eigenheim oder die Verwaltung vermieteter Liegenschaften – mit digibase home erhalten Ihre Kunden einen richtigen Mehrwert.

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Jetzt E-Mail Sammelkarten bestellen!

Fordern Sie hier kostenlos Sammelkarten an und erhöhen Ihre Digitalisierungsquote.

Mit unseren kostenlosen E-Mail Sammelkarten können Sie bei Ihren Kunden vor Ort die E-Mail-Adresse erfragen und so ganz einfach Ihre Post auf digital umstellen! jeder digitale Kundenkontakt spart Porto und Arbeitszeit im Büro – motivieren Sie doch einfach Ihre Mitarbeiter: jede eingesammelte E-Mail-Adresse wird mit einem Euro vergütet!

Immer im Blick bei der Entwicklung unserer Produkte: Das Schornsteinfegerhandwerk

Ob Rauchwarnmelder, Überprüfung von Lüftungsanlagen oder bei der Dachschau – Experte für Gebäudetechnik und richtiger Ansprechpartner sind Sie, der Schornsteinfeger. Doch für Ihre Kunden ist es oft schwierig, da den Überblick zu behalten. Deshalb unterstützen wir mit digibase home beide Seiten bei der Übersicht und Durchführung aller Verkehrssicherungspflichten.

Illustration IT Schornsteinfegerhandwerk
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Das können wir auch!

digibase network erledigt Ihre Post – auch auf klassischem Versandweg

Mit digibase network können Sie Ihre Post digital versenden. Dadurch reduzieren Sie Ihre Portokosten, sparen Papier und leisten einen kleinen Beitrag zum Umweltschutz. Doch wir können noch mehr: Bei unserer klassischen Postzustellung werden die Briefe in einem Briefdruckzentrum verarbeitet. Unsere Großkundenrabatte auf das Briefporto reichen wir dabei an Sie weiter. Der Clou: digibase network erkennt, wenn digitale Post nicht gelesen wird. In diesem Fall wird automatisch ein Papierbrief produziert und nachgesendet.

Aus unserem Klassiker digibase ist mittlerweile eine ganze App-Familie geworden.

Warum wir das gemacht haben? Zu viele Funktionen in einer App sind viel zu unübersichtlich und viele davon werden gar nicht genutzt. Deshalb haben wir daraus eine App-Landschaft gemacht, um den Anforderungen unserer Kunden gerecht zu werden.

Wichtig dabei: alle Apps werden so konzipiert, dass sie von jedem Endgerät aus komfortabel bedienbar sind und sich auf die wesentlichen Features fokussieren.

Mit luftverbund und der Entwicklung von connect sind wir bereits einen wichtigen Schritt in diese Richtung gegangen. Als nächstes war nun unser Produkt digibase an der Reihe.

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network für Postsender

network steht Ihnen als Postsender ab sofort zur Verfügung. Ein neues Design mit den bestehenden Features und Möglichkeiten.

  • schlankes, intuitives Design
  • mobil den kompletten Postausgang im Blick
  • als auf iOS und Android als App installierbar

digibase home für Empfänger

home für Ihre Kunden ermöglicht jetzt ein noch komfortableres und übersichtlicheres Abrufen der erhaltenen digitalen Dokumente.

  • einfache Interaktion mit Postsendern
  • verbesserte Handhabung und Menuführung
  • höhere Digitalisierungsquote

Alle Postempfänger erhalten ab sofort Ihre Dokumente in home. Sie können home mit Ihren digibase Logindaten unter home.digibase.app testen.

Sie mögen unser digibase im bewährten Layout und möchten daran erst mal nichts ändern?

Kein Problem, natürlich können Sie auch weiterhin mit digibase arbeiten, wie Sie es gewohnt sind.

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Weitere Apps aus der digibase Familie

Mit lugos haben wir kürzlich eine weitere App entwickelt, mit der Azubis ihre Berichtshefte digital erledigen können. An eine integrierte Freigabefunktion für den Ausbilder haben wir selbstverständlich auch gedacht. Und das Beste: lugos ist kostenlos für alle Azubis und deren Ausbilder im Schornsteinfegerhandwerk.

In Zukunft werden wir mit den digibase Apps energy und finance unsere Produktpalette erweitern.

Unser Ziel dabei: Alle Softwarelösungen als App-Anwendung so zu gestalten, dass Sie Ihr Büro in Zukunft in der Hosentasche immer dabei haben.

Das Herzstück! Gebäudeliste, integrierter Kalender und Gebäudeansicht.

Die wiederkehrenden Tätigkeiten sind das Herzstück Deines Arbeitsalltags – und darauf haben wir connect perfekt abgestimmt. Damit Du deinen Alltag fest im Griff hast, läuft hier alles zusammen: In der Gebäudeliste, im integrierten Kalender und in der Gebäudeansicht. So hast Du überall und jederzeit den perfekten Überblick, was gerade zu tun ist und wo es noch Rückstände gibt.

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Und was bringt das für Vorteile?

Der wichtigste Nutzen ist sicherlich: Gebäudeliste, integrierter Kalender und Gebäudeansicht sind in connect „das Herzstück“ und perfekt aufeinander abgestimmt. damit behältst Du immer den Überblick.

„Aahhh“ – Und das sind weitere Punkte, bei denen Sie erleichtert durchatmen können:

  • Die Gebäudeliste gibt Dir den perfekten Überblick über anstehende und bereits abgeschlossene Tätigkeiten in Deinem Kehrbezirk.
  • Alle wiederkehrenden Tätigkeiten sind in der To-Do Liste eines Gebäudes zusammengefasst.
  • Dokumente, die für jede Tätigkeit erstellt werden müssen (z.B. Messbescheinigung oder Rechnung), werden von connect automatisch erstellt und in das Freigabecenter übermittelt.