Zwischen der Heilmann Software Gesellschaft für Informationstechnologie mbH (nachfolgend „Heilmann Software“)
und dem Kunden (nachfolgend „Auftraggeber“):
Zwischen der Heilmann Software Gesellschaft für Informationstechnologie mbH (nachfolgend „Heilmann Software“)
und dem Kunden (nachfolgend „Auftraggeber“):
1.1 Heilmann Software ermöglicht dem Auftraggeber, die Anwendungssoftware digibase network als SaaS-Applikation über das Internet in der DSGVO-konformen Cloud von Heilmann Software gegen die in diesem Vertrag genannte Vergütung zu nutzen.
1.2 Der Auftraggeber muss sich bei Heilmann Software registrieren und erhalten dann von Heilmann Software einen eigenen Zugang (nach Ziffer 2).
1.3 Die Mindestlaufzeit beträgt 1 Monat ab Beginn der Pflicht zur Zahlung der Pauschale.
1.4 digibase network erledigt und optimiert den Versand und/oder Empfang von Geschäftspost.
a) Im Rahmen der digibase Applikations-Produktfamilie erhält der Briefempfänger für jeden digital an ihn gesendeten Brief eine Benachrichtigungs-E-Mail, die ihn über den Erhalt neuer Post informiert, vorausgesetzt der Briefsender kennt die E-Mail-Adresse des Briefempfängers oder digibase erkennt durch das digitale Briefkastenverzeichnis (siehe 1.5 und § 6), dass eine digitale Zustellung möglich ist. Der Nutzer gelangt dann durch einen Klick auf „Brief öffnen“ in einen geschützten Bereich innerhalb der digibase Applikations-Produktfamilie, in dem der Nutzer den Brief nach Eingabe seiner Postleitzahl (Registrierung Stufe I) lesen kann. Innerhalb des geschützten Bereichs kann der Briefempfänger dann einen persönlichen digibase Account einrichten und aktivieren (Registrierung Stufe II), welcher dem Nutzer zusätzliche Funktionalitäten zur Nutzung bietet.
b) digibase network fügt jedem per klassischen Papier-Postbrief versendeten Brief ein Anschreiben bei, in dem der Briefempfänger einen persönlichen Startcode erhält. Mit diesem Startcode kann der Briefempfänger seinen persönlichen digibase Account aktivieren (Registrierung Stufe II) und den Brief in seinem Account lesen.
c) Die digitale Führung der Geschäftspost auf digibase setzt die Registrierung als Nutzer bei digibase voraus. Nach erfolgter Registrierung Stufe II kann der Briefempfänger seine Geschäftspost auf digibase ab diesem Zeitpunkt insgesamt digital führen, insbesondere Post empfangen und versenden.
1.5 Mit Registrierung des Nutzers auf digibase gemäß § 1.2 a) oder § 1.2 b) wird die E-Mail-Adresse des Briefempfängers in einem digitalen Briefkastenverzeichnis (vgl. § 6) auf digibase gespeichert und ist damit für den Empfang und Versand digitaler Post nutzbar.
1.6 Der Empfang digitaler Post, die Eingabe des persönlichen Startcodes, das Öffnen digitaler Post über die Postleitzahl, sowie alle weiteren Aktivitäten des Nutzers bzgl. seines Postempfangs und Versands erfolgen ausschließlich innerhalb eines geschützten Bereichs auf digibase auf Servern innerhalb der Europäischen Union.
digibase network wird im Rahmen einer kostenpflichtigen Nutzung für registrierte Nutzer angeboten. Die Leistungen der einzelnen Services sowie die hierfür zu entrichtende Vergütung werden bei der Anmeldung zur kostenpflichtigen Nutzung von digibase network ausgewiesen und vereinbart.
3.1 Bei der Registrierung als Nutzer von digibase network für den Empfang und Versand digitaler Post über digibase sind als Angaben erforderlich: Name, Adresse, sowie eine E-Mail-Adresse. Diese Daten müssen vom Briefempfänger nicht angegeben werden, soweit diese bereits vom Briefsender bereitgestellt wurden. Im Anschluss an die Registrierung Stufe II erhält der Nutzer automatisch eine Nachricht per E-Mail, dass sein Nutzerkonto eingerichtet wurde. Die E-Mail-Adresse des Nutzers dient gleichzeitig als Benutzername für das Nutzerkonto. Während des Registrierungsprozesses wird der Nutzer aufgefordert, ein von ihm gewähltes Passwort anzugeben. Der Nutzer kann das von ihm gewählte Passwort später nach dem Einloggen im Rahmen seiner Kontoeinstellungen ändern.
3.2 Der Vertrag kommt durch die Registrierung des Nutzers (Angebot) und die nachfolgende Freischaltung durch Heilmann Software (Annahme) zustande.
4.1 Die Vergütung für digibase network wird bei der Anmeldung für diese vereinbart. Die Vergütungspflicht beginnt mit der Freischaltung des jeweiligen kostenpflichtigen digibase-Services für den Nutzer durch Heilmann Software. Die Zahlungspflicht beginnt nach Freischaltung immer erst zum ersten Kalendertag des Folgemonats. Alle monatlich wiederkehrenden Vergütungen sind jeweils monatlich im Voraus zu zahlen. Heilmann Software kann die monatliche Grundvergütung für kostenpflichtige digibase-Services einmal jährlich mit einer Ankündigungsfrist von drei (3) Monaten erhöhen.
4.2 Die Preise für Postdienstleistungen (Drucken, Sortieren, Beförderung, etc.), Porto und/oder Postentgelte sind in Teilen abhängig von der Preisgestaltung Dritter, auf die Heilmann Software keinen Einfluss hat. Erhöht oder senkt ein Dritter bzw. Vorlieferant von Heilmann Software einen Listenpreis mit Wirkung für Heilmann Software, kann Heilmann Software die Änderung weiterreichen.
4.3 Alle Unterstützungsleistungen von Heilmann Software werden nach Aufwand vergütet, sofern nichts anderes vereinbart ist. Soweit nach Aufwand vergütet wird, richten sich Stundensätze, Reise- und Nebenkosten nach der jeweils gültigen Preisliste von Heilmann Software. Wegezeiten sind Arbeitszeiten. Heilmann Software kann monatlich abrechnen.
4.4 Zahlungen sind innerhalb von acht Tagen nach Rechnungsstellung ohne Abzug zu leisten.
4.5 Alle Preise verstehen sich zuzüglich der gesetzlichen Mehrwertsteuer.
4.6 Das Recht, digibase zu benutzen ruht, wenn der Nutzer in Zahlungsverzug ist.
4.7 Der Nutzer ist – unbeschadet seines Rechts, Zahlungen wegen unvollständiger oder fehlerhafter Leistung seitens Heilmann Software zu verweigern – nicht befugt, Zahlungen zurückzuhalten. Er kann nur mit Forderungen aufrechnen, die rechtskräftig festgestellt, entscheidungsreif oder die von Heilmann Software anerkannt worden sind.
5.1 Der digitale Versand und Empfang von Geschäftspost über digibase erfolgen über einen besonders geschützten und verschlüsselten Bereich.
5.2 Alle Inhalte im verschlüsselten Bereich von digibase werden in einem Archiv gespeichert, auf das der Nutzer während der Dauer seiner Mitgliedschaft bei digibase uneingeschränkt Zugriff hat.
5.3 Der sichere digitale Postempfang über digibase ist mit einer Funktionalität ausgestaltet, die es dem Absender ermöglicht festzustellen, ob der versendete Brief vom Empfänger (Nutzer) gelesen wurde. Der Absender gibt hierfür ein Nachsendeintervall vor. digibase versendet bei Geschäftspost, die nach Ablauf der im Nachsendeintervall eingestellten Anzahl von Tagen noch den Status „ungelesen“ aufweist, automatisiert einen physischen Brief mit demselben Inhalt und dem ursprünglichen Datum.
6.1 Die E-Mail-Adresse des Briefempfängers wird nach der Registrierung Stufe I oder II in einem digitalen Briefkastenverzeichnis auf digibase gespeichert. Das digitale Briefkastenverzeichnis von digibase steht allen Absendern von Geschäftspost anonymisiert zur Verfügung. Anonymisiert bedeutet, dass jeder Absender ausschließlich Kenntnis davon erhält, dass es unter der vom Absender eingegebenen postalischen Empfangsadresse auch eine E-Mail-Adresse für den vom Absender eingegebenen Empfänger gibt. Die E-Mail-Adresse selbst sowie weitere personenbezogene Daten des Empfängers werden dabei von digibase geschützt und dem Absender nicht zur Verfügung gestellt. Bestätigt der Absender die digitale E-Mail-Adresse als Empfangsadresse für den von ihm eingebebenen Brief-Empfänger, wird der Brief digital per digibase E-Mail versendet.
6.2 Der Nutzer stimmt der Aufnahme seiner E-Mail-Adresse gemäß § 6.1 im digitalen Briefkastenverzeichnis ausdrücklich zu. Der Nutzer bestätigt, dass Heilmann Software ihn hierauf sowie auf die Auswirkungen der Aufnahme im digitalen Briefkastenverzeichnis vor der Öffnung des ersten Briefes durch den Nutzer ausdrücklich hingewiesen hat.
6.3 Bei jedem erstmaligen Empfang von Geschäftspost von einem neuen Absender hat der Nutzer die Möglichkeit, diesen Absender zu blocken bzw. zu sperren.
7.1 Der Nutzer kann die unentgeltliche Mitgliedschaft jederzeit ohne Angabe von Gründen kündigen. Der Nutzer kann hierfür die auf digibase bereitgestellte Funktionalität verwenden.
7.2 Der Vertrag für kostenpflichtige digibase Services läuft auf unbestimmte Zeit. Jeder Vertragspartner kann ihn mit einer Kündigungsfrist von einem Monat zum Monatsende kündigen. Der Nutzer kann hierfür die auf digibase bereitgestellte Funktionalität verwenden. Die unentgeltliche Mitgliedschaft bleibt dem Nutzer erhalten, wenn er diese nicht auch kündigt.
8.1. Betriebszeiten
8.1.1. Heilmann Software ist auf Wunsch des Auftraggebers im Rahmen der betrieblichen Leistungsfähigkeit von Heilmann Software bereit, Leistungen über die in diesem Abschnitt beschriebenen hinaus zu erbringen. Einzelheiten werden gesondert vereinbart.
8.1.2. Die von den Benutzern eingegebenen Daten werden auf formale Richtigkeit und beschränkt auf Plausibilität geprüft. Der Auftraggeber ist für die sachliche Richtigkeit der Eingabe und für die Überprüfung der Ergebnisse verantwortlich.
8.1.3. Betriebszeiten können eingeschränkt werden, soweit betriebsnotwendige Arbeiten, insb. zur vorbeugenden Wartung der Hardware, dies erfordern. Geplante Nichtverfügbarkeit ist 5 Arbeitstage vorher anzukündigen. Planbare Wartungsmaßnahmen, Umbauten, Erweiterungen, die Inbetriebnahme neuer Versionen, Änderungen usw. werden von Heilmann Software nach Möglichkeit nachts, samstags, sonntags oder feiertags durchgeführt.
8.2 Verfügbarkeit
Für die bei Heilmann Software installierte IT-Anlage wird Heilmann Software für die im Monatsdurchschnitt eine Verfügbarkeit von 98 % schaffen. Ausgenommen hiervon sind die Zeiten der geplanten Nichtverfügbarkeit.
Wird die Verfügbarkeit der Applikationen unterschritten, verpflichten sich beide Vertragspartner, sowohl in ihrem jeweiligen Verantwortungsbereich unverzüglich mit der Analyse und Behebung dieses Defizits zu beginnen als auch unmittelbar gemeinsam die Probleme gemeinsam zu lösen.
Der Auftraggeber ist berechtigt, die monatliche Pauschale in dem Maße zu mindern, wie die Applikationen innerhalb der vereinbarten Bereitstellungszeit für den Auftraggeber nicht verfügbar sind, vorausgesetzt, dass dieser Anteil 5% übersteigt. Einschränkungen während der geplanten Nichtverfügbarkeit werden nicht mitgerechnet.
9.1 Heilmann Software setzt nur Mitarbeiter ein, die Heilmann Software gem. § 53 BDSG auf den Datenschutz verpflichtet und vorher entsprechend unterrichtet hat.
9.2 Heilmann Software meldet dem Kunden unverzüglich, wenn innerhalb seiner Verarbeitung personenbezogener Daten der Verdacht besteht, dass irgendjemand gegen die EU-Datenschutz-GVO oder das BDSG verstoßen hat.
9.3 Die von Heilmann Software gefertigten, beschafften oder Heilmann Software vom Kunden überlassenen Unterlagen sind vertraulich. Sie sind dem Kunden auf Verlangen, spätestens jedoch am Tag nach Ablauf der Verjährungsfrist für die Haftung wegen Mängeln (Gewährleistungsfrist), auszuhändigen. Heilmann Software wird diese Unterlagen bei einer Kündigung des Vertrags auf Verlangen des Kunden unverzüglich herausgeben. Heilmann Software darf Arbeitsergebnisse vernichten, die nicht mehr benötigt werden.
9.4 Heilmann Software wird die erhaltenen Unterlagen und die Arbeitsergebnisse nur denjenigen Mitarbeitern zugänglich machen, die diese für die Durchführung benötigen.
9.5 Heilmann Software verpflichtet sich, dafür zu sorgen, dass die ihr übergebenen Unterlagen und die Arbeitsergebnisse unter Verschluss aufbewahrt werden.
9.6 Heilmann Software steht dafür ein, dass die Programme – auch in künftigen Versionen – frei von Rechten Dritter sind, die deren vertragsgemäße Nutzung einschränken. Heilmann Software stellt den Kunden von Schadensersatzansprüchen Dritter wegen Schutzrechtsverletzungen frei. Das gilt nicht, soweit Heilmann Software die Schutzrechtsverletzung nicht zu vertreten hat, insb. nicht bzgl. Open Source Software sowie bei Programmen von Vorlieferanten.
9.7 Macht ein Dritter gegenüber dem Kunden geltend, dass die Programme seine Rechte verletzen würden, benachrichtigt der Kunde unverzüglich schriftlich Heilmann Software. Er überlässt es Heilmann Software soweit wie zulässig, die geltend gemachten Ansprüche auf deren Kosten abzuwehren.
9.8 Werden durch die Programme Rechte Dritter verletzt und wird deshalb dem Kunden die Nutzung der Programme ganz oder teilweise (gerichtlich) untersagt, wird Heilmann Software nach eigener Wahl und auf eigene Kosten
– dem Kunden das Recht zur Nutzung der Programme verschaffen oder
– die Programme schutzrechtsfrei gestalten oder
– die Programme zum Rechnungspreis (abzüglich einer angemessenen Nutzungsentschädigung) zurücknehmen.
9.9 Heilmann Software ist berechtigt, dem Kunden entsprechend diesen Regelungen die Nutzung der Programme zu untersagen, wenn Heilmann Software gegenüber schutzrechtliche Ansprüche geltend gemacht werden.
9.10 Schadensersatzansprüche – gleich aus welchem Rechtsgrund – gegen Heilmann Software (einschl. deren Erfüllungsgehilfen), die leichte Fahrlässigkeit voraussetzen, bestehen nur, wenn eine wesentliche Vertragspflicht, deren Verletzung den Vertragszweck gefährden würden (Kardinalpflicht) verletzt worden ist. Schadensersatzansprüche sind in diesem Fall auf die monatliche Pauschale für den Monat, in dem der Schadensfall eingetreten ist, begrenzt; die Haftung für mittelbare Schäden und entgangenen Gewinn ist ausgeschlossen. Der Kunde kann bei Abschluss des Vertrags eine weitergehende Haftung gegen Zahlung eines Risikozuschlags verlangen.
9.11 Jeder Vertragspartner kann diesen Vertrag jederzeit aus wichtigem Grund kündigen.
9.12 Es gilt deutsches Recht. Das für Auslandskunden ins deutsche Recht übernommene UN-Kaufrecht wird ausgeschlossen.
9.13 Ergänzend gelten die „Vertragsbedingungen für die Überlassung und/oder Nutzung von Anwendungsprogrammen“ von Heilmann Software. Sie finden diese im Internet unter https://www.heilmannsoftware.com/de/datenschutz-datensicherheit/agb/