Bezugnehmend auf vielseitigen Kundenwunsch haben wir digibase network um eine weitere Versandart erweitert. Ab sofort können Dokumente direkt im Anhang einer Mail versendet werden. Ein Vorgehen, gegen das wir uns aus guten Gründen lange gewehrt haben. Um die Hintergründe der neuen Versandart zu erklären, werfen wir zuerst nochmal einen Blick auf die aktuellen Möglichkeiten von digibase network.

Die Versandarten von digibase network

Mit digibase network versenden Sie Ihre Geschäftspost ganz bequem von Ihrem Schreibtisch aus, egal ob postalisch, digital oder jetzt sogar auch per E-Mail. Falzen, Kuvertieren und der Weg zur Post entfallen – damit lässt sich viel Zeit einsparen. Ein Klick, und Ihre Briefe gelangen auf dem gewünschten Weg zum Empfänger. So reduzieren Sie Ihre Portokosten, sparen Papier und leisten damit einen kleinen Beitrag zum Umweltschutz. Und das sind die verschiedenen Versandarten bei digibase network:

  • Postversand: Bei der klassischen Postzustellung werden Ihre Briefe an ein Briefdruckzentrum geschickt und dort verarbeitet. Unsere Großkundenrabatte auf das Briefporto reichen wir dabei an Sie weiter.
  • Smartversand: Die E-Mail-Adresse eines Kunden reicht bereits aus, um den digitalen Versandweg „smart“ zu nutzen. Der Empfänger bekommt eine E-Mail mit einem Link zu seinem Brief / seinen Dokumenten. Bei der Versandart „smart“ hat der Empfänger (noch) kein eigenes Postfach. Der Clou – unser Nachsendemechanismus: digibase network erkennt, wenn digitale Post nicht gelesen wird. In diesem Fall wird automatisch ein Papierbrief produziert und nachgesendet.
  • Digitaler Versand: Bei der Versandart „digital“ werden alle Dokumente direkt in das digibase home Postfach des Empfängers zugestellt. Sobald neue Post vorliegt, erhält der Empfänger eine E-Mail-Benachrichtigung. Im Postfach sind alle Dokumente archiviert und jederzeit abrufbar. Auch hier sorgt der Nachsendemechanismus dafür, dass kein Dokument ungelesen bleibt. Weitere Infos zur Version von digibase home erhalten Sie hier >
  • Routing (für Großkunden): Viele Großkunden haben automatisierte Posteingänge für Rechnungen und Protokolle. Leider mussten die Dokumente hierfür oft mühevoll konfiguriert und zusammengestellt werden. Diesen Aufwand haben wir mit der Versandart „Routing“ automatisiert. Wir erkennen Dokumenttypen bzw. Liegenschaften und stellen die E-Mails genau nach den Bedürfnissen der Empfänger zusammen. Weiter Infos zu digibase Routing erhalten Sie hier >

Jetzt neu: die Versandart digibase network Mail

Mit unserer neuen Versandart digibase Mail können wichtige Dokumente ganz einfach im Anhang einer E-Mail versendet werden. Aber warum kommt diese „offensichtlichste“ digitale Versandart eigentlich erst jetzt?

Bislang hatten wir uns immer vehement gegen den Versand von wichtigen Dokumenten wie zum Beispiel Rechnungen oder Mängelprotokolle per E-Mail ausgesprochen. Der wichtigste Grund dafür ist, dass wir nicht wissen konnten, ob wichtige Post gelesen wurde oder nicht – somit war unser Nachsende-Mechanismus per Papierbrief nicht möglich. Zudem liest der E-Mail-Provider des Empfängers E-Mails und Dokumente aus, um individuell Werbung anzuzeigen – somit hätten wir Daten unerlaubt an Dritte weitergegeben. Ein absolutes No Go für uns! Weitere Infos dazu erhalten Sie im Blog-Artikel Darum ist digibase sicherer als eine E-Mail >

digibase löst diese Probleme

Unerlaubte Datenweitergabe an Dritte?

Bei digibase Mail wird vorab eine Anfrage per E-Mail mit einer Einverständniserklärung zum E-Mail-Versand an den Postempfänger gesendet. Sobald dieser bestätigt, wird die Versandart für zukünftige Briefe auf digibase Mail umgestellt und er erhält die Dokumente direkt im Anhang der Mail. Somit sind Sie als Postsender datenschutzrechtlich auf der sicheren Seite.

Nachsendemechanismus für wichtige Dokumente

Mängelprotokolle, Feuerstättenbescheide und Mahnungen werden als wichtige Dokumente gekennzeichnet. Beim Versand dieser Dokumenttypen muss der Postempfänger bei Erhalt die Post per Klick als gelesen markieren. Ein nicht markierter Brief gilt für uns als „ungelesen“ und wird als auf klassischem Postweg nachgesendet.

Die neue Versandart kombiniert eine einfache Nutzung für den Empfänger (ohne sich bei einer weitere Plattform zu registrieren) mit den aktuellen gesetzlichen Regelungen. Durch unseren Nachsendemechanismus sind Postsender auch bei wichtigen Dokumenten ( z. B. Mängelprotokolle bei CO-Mängeln) auf der sicheren Seite.

Sie haben noch kein digibase network? Dann starten Sie jetzt mit dem kostenlosen Testmonat!

Andreas Heilmann erklärt, warum sich die Entwicklung der Software verzögert und warum es von Heilmann Software als Zukunftsprojekt für das Schornsteinfegerhandwerk gesehen wird. 

connect, die neue Verwaltungssoftware von Heilmann Software, hat sich mittlerweile als ein viel umfassenderes Projekt entpuppt, als es von den Stuttgartern gedacht war. Der geplante Entwicklungszeitraum wurde nicht eingehalten – damit will Firmenchef Andreas Heilmann aber ganz offen umgehen. Er betont, dass er trotz Verzögerung am Vorgehen weiter festhalten will, um connect nicht nur zu einer völlig neuartigen Verwaltungssoftware zu entwickeln, sondern um daraus eine digitale Infrastruktur für das Schornsteinfegerhandwerk zu schaffen.

Sicherlich, das Crowdfunding­ Projekt zieht sich. Neben viel Zustimmung erhält Heilmann Software auch viel Kritik, warum connect immer noch nicht fertig ist.

Die Testphase läuft.

Seit Januar 2023 arbeiten die ersten 30 Schornsteinfegerbetriebe mit connect. Die Entwickler befinden sich in einer sehr arbeitsintensiven Testphase, die nicht nur deren Nerven, sondern auch die der connect ­Pioniere strapaziert.

A. Heilmann: „Der Start war sehr nervenaufreibend und viele Funktionen waren fehlerhaft bzw. sind es immer noch. Dazu kamen technische Probleme mit Endgeräten, die wir nicht erwartet hatten. Das war wirklich eine sehr schwierige Phase für uns und unsere Kunden.“ 

 

Was ist das Problem?

A. Heilmann: „connect ist einfach viel cleverer als die alten Windows-Programme. Vieles, was bislang von Hand eingegeben werden musste, ist nun automatisiert hinterlegt. Allerdings ergeben sich daraus viele Details, die connect noch „lernen“ muss. Zum Beispiel konnte connect nicht unterscheiden, ob ein Verbindungsstück demontierbar ist oder nicht. Dies führte dazu, dass im Einzelfall weder die Arbeit korrekt dokumentiert, noch die Rechnung oder ein korrekter Feuerstättenbescheid erstellt werden konnte.“

Selbst A. Heilmann, der mit connect schon die fünfte Verwaltungssoftware für Schornsteinfeger entwickelt, hat unterschätzt, wie komplex sich die Entwicklung in der völlig neuartigen Technologie verhält. Und genau diese Komplexität führt dazu, dass die endgültige Auslieferung mittlerweile zwei Jahre auf sich warten lässt.

connect als Zukunftsprojekt.

In der aktuellen Testphase ist A. Heilmann aber noch einmal mehr bewusst geworden, wie wichtig es ist, dass connect sein Ziel erreicht: 80 % weniger Büroaufwand. Das Schornsteinfegerhandwerk wird sich wandeln, das sieht A. Heilmann schon seit langem so. Viele Tätigkeiten, die bislang in den Händen der Schornsteinfeger lagen, werden sich wandeln oder sogar verschwinden. Wo in Zukunft immer weniger Öl­ und Gasheizungen, aber dafür z. B. Wärmepumpen überprüft werden müssen, ist auch Kreativität gefragt. Die Karten werden neu gemischt. Wie schnell die Maßnahmen der Klimawende umgesetzt werden, ist noch nicht klar. Es werden aber diejenigen profitieren, die sich möglichst schnell an neue Strukturen anpassen können. Mit der richtigen digitalen Infrastruktur hat das Schornsteinfegerhandwerk die Chance, eine Poleposition bei der Umsetzung der Klimawende einzunehmen.

Was bedeutet „digitale Infrastruktur“?

A. Heilmann: „Das ergibt sich aus der Vision für das Schornsteinfegerhandwerk. Das Positionspapier des ZIV hat es schon vor einem Jahr auf den Punkt gebracht: Der Schornsteinfeger soll Klimabotschafter werden!“ Ein enormer Vorteil dabei ist, dass bereits jetzt praktisch jeder Haushalt vom Schornsteinfegerhandwerk erreicht wird. Ohne aktive Unterstützung der Haushalte wird die Energiewende nicht zu schaffen sein, deshalb erweist sich die hohe Akzeptanz und das Vertrauen in das Schornsteinfegerhandwerk als enorm wertvoll. Über eine digitale Vorab­-Beratung mit connect könnten Schornsteinfeger bereits vor Ort sämtliche Gebäude und Anlagedaten aufnehmen. Wie der ZIV völlig richtig beschreibt, wird die Erfassung der Gebäudedaten das Fundament der Energiewende sein. Dafür braucht es aber eine digitale Infrastruktur, also moderne Software. Genau an diesem Punkt setzt Heilmann Software mit seinen Produkten an.

A. Heilmann: „Die nächsten 10 Jahre werden extrem spannend für das Schornsteinfegerhandwerk. Wir werden dabei sein und geben unser Bestes, um mit unseren Produkten zu unterstützen. Auch wenn connect ein Mammut-Projekt ist, wird es trotzdem ein Meilenstein! Aber wenn es fertig ist, habe ich bestimmt ein paar graue Haare mehr!“

Start up! Unsere Initiative für Existenzgründer.

Du bist gerade dabei, einen Betrieb zu gründen? Dann bist Du hier genau richtig! Bei uns ist Schluss mit fossilen „Software-Monstern“ aus dem letzten Jahrtausend. Hier findest Du moderne Software – so klein, schlank und intuitiv wie eine App.

Mit unseren innovativen Produkten wollen wir alle Kunden begeistern – aber natürlich vor allem auch die Existenzgründer im Schornsteinfegerhandwerk. Denn es gibt keinen besseren Zeitpunkt, als im eigenen Betrieb mit frischen, innovativen Produkten mit voller Kraft durchzustarten!

digibase Apps für Schornsteinfeger

connect – unsere neue Verwaltungssoftware

Die alte Generation von Schornsteinfeger Software hat ausgedient – deshalb beschreiten wir mit connect ganz neue Wege! Mit den neuesten Technologien, die bei der Entwicklung von connect zum Einsatz kommen, entsteht nicht irgendeine Software fürs Schornsteinfegerhandwerk, sondern die Innovativste!
Dabei ist connect so smart und intuitiv zu bedienen wie eine App.

Du möchtest mehr erfahren?

Hier findest Du alle wichtigen Informationen, Videos, Preise, Bestellmöglichkeit u.v.m..

Screenshot digibase connect - Gebäudeansicht
Icon digibase - Heilmann Software

Unser Powerpaket digibase pro: perfekt für die Betriebsgründung

Dass Du mit digibase mit einem Klick deine Post erledigen kannst, weisst Du ja vielleicht schon. Falzen, Kuvertieren und der Weg zur Post entfällt – damit lässt sich viel Zeit einsparen. Mittlerweile sind aber viele weitere Funktionalitäten hinzugekommen, alle maßgeschneidert für das Schornsteinfegerhandwerk 4.0.

In unserem digibase Pro Paket pro haben wir alles reingepackt, was Du für den perfekten Start brauchst:

  • eigene Website
  • eigene E-Mail Adresse
  • Office 365
  • Beilagenmanager usw.
  • automatischer Postversand
  • Vorstellung im Bezirk – Erstanschreiben mit einem Klick
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Begeistert von unserem Pro Paket?

Wir sind immer für euch da – mit unserem Premiumsupport.

Der Kontakt zu unseren Kunden ist uns absolut wichtig. Deshalb stehen wir mit unserem Telefonsupport und dem Chat mit Rat und Tat zur Verfügung. Mit unseren Erklärvidoes und der Onlinehilfe bieten wir eine weitere Möglichkeit zur Problembehebung. Ein zusätzlicher Service sind unsere Online Schulungen oder persönliche Schulungstermine per Fernwartung. So kannst Du unsere Produkte bequem vom Schreibtisch kennen lernen.

Icon digibase - Heilmann Software

Kennst du schon unsere spannenden Online Events?

Hier kannst Du unsere Produkte kennenlernen – ganz unverbindlich und bequem von zu Hause aus!

Schornsteinfeger digibert mit Facebook Icon

Finde uns auf Deinem Lieblingskanal!

  • Schau Dir unsere Videos an auf unserem YouTube Kanal “Heilmann Software TV”
  • Bleibe immer auf dem neuesten Stand auf Instagram

…und das sind noch weitere Vorteile bei Heilmann Software:

  • Unsere Luftverbund-App kannst Du bis zum Betriebsstart kostenlos nutzen.
  • Unsere Apps sind Hardware-unabhängig. Du kannst mit Smartphone oder iPhone, Windows PC oder iMac arbeiten.
  • garantierte Datenübernahme – das Vorgängerprogramm spielt keine Rolle.
Icon digibase - Heilmann Software

Was eine Software für den Verbrennungsluftnachweis berechnen muss, ist klar – das können Produkte anderer Hersteller auch. Aber hätten Sie gedacht, dass eine Luftverbund App so cool sein kann?

Bezüglich der neuen TRGI-Verordnung erhielten wir zahlreiche Anfragen nach einer App für den Verbrennungsluftnachweis.

Weil wir im Rahmen der connect-Entwicklung eine Technologie einsetzen, die hierfür besonders gut passt, haben wir den Wunsch in die Tat umgesetzt. Und deshalb präsentieren wir stolz unsere erste Mobile-First-App mit Echtzeitsynchronisation.

Mobile-first mit Echtzeitsynchronisation – was ist das denn?

Die App ist auf beliebig vielen Geräten installierbar und funktioniert sowohl auf Ihrem PC oder Mac im Büro als auch auf Ihren Tablets und Smartphones. Ganz egal, an welchem Gerät Sie gerade arbeiten – durch die Echtzeit-Synchronisation sind alle Änderungen sofort an allen Geräten und somit für Sie und alle Mitarbeiter sichtbar.

Screenshot digibase Luftverbund - App Verbrennungsluft
Icon digibase - Heilmann Software

So einfach und intuitiv kann auch Verwaltungssoftware werden!

Wer jetzt also schon mal einen kleinen Vorgeschmack bekommen möchte, in welche Richtung sich unsere neue Verwaltungssoftware connect entwickelt, der sollte sich dringend unsere neue Luftverbund-App anschauen.

Sie sind überzeugt?

Nutzen Sie unser Bestellformular, und falls Ihr Mitarbeiter die App auch auf seinem Smartphone nutzen möchte, gibt es eine Gratislizenz bis zu seiner Betriebsgründung dazu.